Las actas notariales fuera de la notaría en Costa Rica constituyen una de las manifestaciones más antiguas y a la vez más versátiles de la función notarial. Mientras que las escrituras públicas se reservan, en términos generales, para la documentación de negocios jurídicos con efectos registrales o convencionales, las actas notariales recogen hechos, situaciones, percepciones sensoriales y declaraciones que el notario público presencia, escucha, observa o recibe en ejercicio de la fe pública delegada por el Estado. Cuando estas actas se levantan no en el recinto físico de la notaría, sino en el lugar donde acaecen los hechos —una finca rústica, una bodega industrial, una asamblea de copropietarios, una oficina pública, un domicilio particular, una sucursal bancaria—, se habla técnicamente de actas notariales fuera de la notaría, también denominadas actas de traslado, actas levantadas in situ o actas itinerantes.
La regulación medular de esta figura en el ordenamiento costarricense reside en los artículos 101 a 112 del Código Notarial, Ley número 7764 del 17 de abril de 1998, conjuntamente con las disposiciones generales sobre competencia territorial del notariado contenidas en la Ley número 7333, Ley Orgánica del Poder Judicial. Estas normas confieren al notario una facultad ambulatoria que le permite trasladarse físicamente al sitio donde han de constatarse los hechos, levantando un documento con valor probatorio reforzado por la fe pública.
El presente artículo examina con profundidad esta institución, desde su fundamento dogmático hasta sus manifestaciones prácticas más relevantes en la realidad costarricense, abordando su evolución histórica, su régimen normativo vigente, los criterios jurisprudenciales que la han delineado, sus aplicaciones cotidianas, las soluciones del derecho comparado, los desafíos contemporáneos que enfrenta y el factor disruptivo que representa la incorporación de tecnologías digitales al ejercicio del traslado notarial.
El acta notarial, en su concepto más depurado, es el instrumento público mediante el cual el notario hace constar de manera auténtica un hecho que percibe directamente por sus sentidos, una declaración que recibe, una situación que verifica o una diligencia que practica, sin que en ello medie un negocio jurídico que requiera de su redacción contractual. Esta nota distingue al acta de la escritura pública: mientras la segunda contiene un negocio dispositivo cuya forma exige la intervención notarial, la primera narra hechos cuya juridicidad consiste precisamente en quedar revestidos de la presunción de veracidad que otorga la fe pública.
La fe pública notarial es la potestad delegada por el Estado al notario para imprimir certeza oficial a los hechos y declaraciones que constata en ejercicio de su función. Esta fe pública opera en dos planos diferenciados: el plano de la autenticidad, que atribuye al documento la presunción de provenir efectivamente del notario que lo suscribe, y el plano de la veracidad, que atribuye al contenido del instrumento la presunción de corresponder a la realidad percibida o recogida por el funcionario.
Cuando el notario se traslada fuera de su oficina para constatar un hecho, esta fe pública no se altera ni se debilita; al contrario, despliega toda su eficacia probatoria sobre los hechos directamente presenciados in situ.
El concepto de fe pública itinerante o ambulatoria expresa precisamente esta cualidad de la función notarial que no se encuentra anclada al recinto físico de la oficina, sino que sigue al notario en sus desplazamientos dentro de los límites de su competencia territorial. Este atributo encuentra su justificación dogmática en la naturaleza misma de la función fedataria: si la finalidad del notariado es dotar de certeza jurídica a los hechos relevantes, sería contradictorio limitar tal certeza únicamente a aquellos hechos que pudieran reproducirse o describirse en el espacio cerrado de la oficina notarial.
Por el contrario, muchos hechos cuya constatación reviste interés jurídico solo pueden percibirse en el lugar donde acaecen: el estado de un inmueble, el desarrollo de una asamblea, el inventario de bienes muebles existentes en una bodega, las palabras pronunciadas en un acto público, la entrega material de una cosa.
La doctrina tradicional ha distinguido entre actas de presencia, actas de notificación, actas de notoriedad, actas de protesto, actas de remisión de documentos y actas de depósito, entre otras categorías. Las actas que se levantan fuera de la notaría suelen pertenecer, mayoritariamente, a la categoría de las actas de presencia, en las cuales el notario constata por sus sentidos el desarrollo de hechos o el estado de cosas.
Sin embargo, las actas de notificación frecuentemente requieren también el traslado notarial, pues exigen la entrega personal del documento al destinatario en su domicilio o lugar de trabajo. De modo similar, las actas de protesto cambiario suelen levantarse en el lugar de pago señalado en el título valor.
El fundamento teórico del traslado notarial se conecta con el principio de inmediación, que exige que el funcionario fedante perciba directamente el hecho que va a documentar. Este principio impide que la fe pública pueda extenderse a hechos que el notario no ha presenciado personalmente.
De ahí que cuando el notario relata en un acta lo que ha constatado en el lugar de los hechos, su narración goza de la presunción de veracidad reforzada que la fe pública le confiere, mientras que las declaraciones de terceros recogidas en el acta gozan únicamente de la presunción de haber sido efectivamente formuladas, no de la veracidad intrínseca de su contenido. Esta distinción resulta capital para comprender el alcance probatorio del acta de traslado.
La competencia territorial constituye un límite estructural del traslado notarial. El notario ejerce su función dentro de la circunscripción que le corresponde según la organización del notariado nacional. En el caso costarricense, el notariado tiene competencia en todo el territorio de la República, lo cual amplía considerablemente el radio de acción del traslado en comparación con sistemas que dividen el ejercicio notarial en distritos cerrados.
Esta universalidad territorial responde a la realidad de un país pequeño en extensión y permite que el lic. notario atienda diligencias de traslado en cualquier punto del territorio nacional, siempre que respete las demás reglas de competencia material y las prohibiciones específicas que el ordenamiento le impone.
Otro concepto técnico relevante es el de presuncionalidad iuris tantum del contenido del acta. La narración del notario sobre lo percibido goza de una presunción de veracidad que admite prueba en contrario, pero que invierte la carga probatoria en el proceso judicial: quien pretenda desvirtuar el contenido del acta deberá aportar prueba suficiente para destruir la presunción.
Esta característica explica por qué las actas de traslado son herramientas tan valoradas en el ámbito procesal, especialmente en materia de prueba preconstituida o anticipada. Cuando una persona prevé que un determinado hecho podrá ser controvertido en un futuro proceso, el levantamiento oportuno de un acta notarial fuera de la notaría le permite congelar la realidad fáctica con eficacia probatoria privilegiada.
La distinción entre actas dentro de la notaría y actas de traslado no es meramente locativa. La primera supone que el notario actúa en el espacio físico controlado por él, donde los comparecientes acuden voluntariamente y el notario domina el entorno documental. La segunda implica que el notario se traslada a un escenario ajeno, en el cual debe adaptarse a circunstancias variables, soportar eventuales hostilidades o resistencias, y sobre todo enfrentar la responsabilidad de describir con precisión un entorno que no controla.
Esta diferencia operativa explica por qué las actas de traslado exigen del notario un nivel especial de pericia descriptiva, dominio de las técnicas de narración objetiva y prudencia en la calificación de lo observado.
La historia del notariado se encuentra íntimamente ligada al desarrollo del traslado fedante. En el derecho romano clásico no existía propiamente la figura del notario público en el sentido moderno, pero sí encontramos antecedentes en los tabelliones, escribanos privados que redactaban documentos para los particulares y que ocasionalmente acudían a constatar hechos en el lugar donde sucedían. Los argentarii y los nummularii, que actuaban en operaciones bancarias y cambiarias, también realizaban verificaciones fuera de sus oficinas que pueden considerarse antecedentes remotos del acta de traslado.
Durante la Alta Edad Media, en el derecho germánico y posteriormente en el derecho castellano, comenzaron a perfilarse figuras fedantes con vocación itinerante. El escribano del rey, el escribano del concejo y posteriormente el escribano público trasladaron progresivamente la función fedataria desde la corte real hacia las localidades, y dentro de cada localidad desde la sede del concejo hasta el lugar donde debían constatarse los hechos.
Las Partidas de Alfonso X el Sabio, en el siglo XIII, sistematizaron por primera vez la actividad notarial en el ámbito hispánico, regulando con detalle la competencia y las funciones de los escribanos públicos, incluyendo expresamente los desplazamientos para constatar hechos relevantes.
La Pragmática de Alcalá de 1503, dictada por los Reyes Católicos, marcó un hito en la conformación del notariado castellano moderno y, por extensión, del notariado de los territorios americanos. Esta normativa exigió a los escribanos llevar un protocolo donde se asentaran los instrumentos públicos, distinción que permanecería hasta la actualidad bajo la forma del protocolo notarial.
Las actas de traslado, levantadas frecuentemente en pliego suelto y posteriormente protocolizadas, comenzaron a adquirir su fisonomía moderna en este período.
Durante la época colonial, el notariado en los territorios americanos se rigió por la legislación castellana, complementada por las disposiciones específicas de las Leyes de Indias. Los escribanos públicos y de cabildo de las provincias americanas levantaban actas de traslado para constatar tomas de posesión de tierras, entregas de bienes, inventarios sucesorios in situ, asambleas cabildarias, así como para autenticar pregones y notificaciones oficiales.
La práctica del traslado fedante estaba plenamente arraigada y constituía una herramienta esencial para la administración colonial.
Tras la independencia centroamericana en 1821 y la posterior conformación del Estado costarricense como república independiente, el notariado nacional heredó la tradición castellano-indiana, con las adaptaciones que la nueva organización política y judicial fue introduciendo. El Código General del Estado de Costa Rica de 1841, conocido como Código de Carrillo, contenía ya disposiciones sobre la función fedataria, aunque no sistematizaba con precisión la figura del acta de traslado, que continuaba rigiéndose por la práctica heredada y por normas dispersas.
El Código Civil de 1888, vigente formalmente como Ley número 30, introdujo disposiciones sustantivas sobre la prueba documental que han perdurado hasta hoy con relativamente pocas modificaciones. Estas normas, complementadas por las leyes orgánicas del notariado que se sucedieron a lo largo del siglo XX, fueron consolidando progresivamente el régimen de las actas notariales y, en particular, de las levantadas fuera de la oficina notarial.
La Ley Orgánica del Notariado de 1944, número 39, representó un esfuerzo importante por sistematizar la función notarial en Costa Rica. Esta normativa contemplaba la posibilidad del traslado del notario fuera de su oficina para diligencias específicas, regulando aspectos como los honorarios diferenciados, la necesidad de fundamentar la causa del traslado y las formalidades del acta levantada in situ.
Sin embargo, el régimen seguía siendo fragmentario y dejaba múltiples cuestiones a la práctica forense y a la doctrina.
El gran salto cualitativo en la regulación del notariado costarricense lo representó la promulgación del Código Notarial, Ley número 7764 del 17 de abril de 1998. Esta normativa, todavía vigente, consolidó en un cuerpo único todas las disposiciones aplicables al ejercicio del notariado en el país, incluyendo un capítulo específico dedicado a las actas notariales (artículos 101 a 112) que diferenció con precisión técnica las distintas modalidades del acta y reguló de manera especial las levantadas fuera de la notaría.
La Ley número 7764 también creó la Dirección Nacional de Notariado, órgano rector del notariado nacional, y consolidó el régimen de la fe pública delegada en sus modernas dimensiones. Posteriormente, diversas reformas legislativas han ido afinando el régimen del notariado, particularmente en lo relativo a la firma digital (Ley número 8454 del 2005), a la incorporación de tecnologías al ejercicio fedatario y a las relaciones entre el notariado y la Administración tributaria.
La práctica histórica del traslado notarial en Costa Rica refleja la realidad de un país cuya geografía y estructura económica han demandado siempre una notable capacidad de desplazamiento del fedatario. Desde las inspecciones de fincas cafetaleras del siglo XIX hasta las constataciones de obra civil en grandes proyectos de infraestructura del siglo XXI, pasando por los inventarios sucesorios en propiedades rurales, las actas de asambleas societarias y las notificaciones extrajudiciales urgentes, las actas notariales fuera de la notaría han acompañado el desarrollo económico y social del país, dotando de certeza jurídica a hechos cuya constatación en la oficina notarial habría sido material o jurídicamente imposible.
El régimen normativo aplicable a las actas notariales levantadas fuera de la oficina del notario público en Costa Rica se articula a partir de un núcleo de disposiciones del Código Notarial, complementado por normas del Código Civil, del Código Procesal Civil, de la Ley Orgánica del Poder Judicial y de diversas leyes especiales según la materia objeto del acta.
El capítulo correspondiente del Código Notarial dedicado a las actas notariales agrupa los artículos 101 a 112, que constituyen la columna vertebral del régimen aplicable. El artículo 101 define el acta notarial como el instrumento público mediante el cual el notario hace constar hechos que presencia, escucha o ejecuta, así como declaraciones que recibe, sin que ello implique un negocio jurídico de los que requieren la forma de escritura pública.
Artículo 101.- Concepto. Las actas notariales son instrumentos públicos en los cuales el notario, a solicitud de parte interesada, hace constar hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, los cuales no constituyen actos o contratos.
(Código Notarial, Ley número 7764)
Los artículos siguientes detallan las distintas modalidades del acta: actas de presencia, actas de notificación, actas de notoriedad, actas de protesto, actas de remisión de documentos y otras, así como las formalidades comunes a todas ellas. En particular, el régimen establece que las actas pueden levantarse tanto en la oficina del notario como en el lugar donde acaecen los hechos, según resulte más adecuado a la naturaleza de la diligencia.
Cuando el acta se levanta fuera de la notaría, el ordenamiento exige que se haga constar expresamente esta circunstancia, indicando el lugar específico donde se desarrolla la diligencia, la fecha y hora de inicio y finalización, los nombres y calidades de las personas presentes, la causa o motivo del traslado, los hechos efectivamente percibidos por el notario, las declaraciones recibidas y, en su caso, las negativas o resistencias encontradas durante la diligencia. La descripción debe ser objetiva, evitando calificaciones jurídicas que excedan la mera constatación fáctica.
El Código Notarial regula también el régimen de honorarios del notario, distinguiendo entre los aplicables a las actuaciones realizadas en la oficina notarial y los correspondientes a las diligencias que requieren traslado. Los honorarios por traslado deben pactarse con la persona solicitante y reflejar la inversión de tiempo, los desplazamientos y las dificultades inherentes a cada diligencia. La Dirección Nacional de Notariado y el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica han emitido directrices y aranceles orientativos sobre la materia.
El Código Civil costarricense contiene las disposiciones generales sobre prueba documental que resultan aplicables a las actas notariales. Las normas relativas a los documentos públicos consagran su valor probatorio reforzado: hacen plena prueba de los hechos que el funcionario público competente certifica haber percibido en ejercicio de sus funciones, así como de la fecha del documento.
Estas disposiciones constituyen el fundamento de la eficacia probatoria de las actas notariales de traslado y se conectan con las normas procesales sobre prueba documental. La distinción civil entre los hechos constatados directamente por el funcionario y las declaraciones de terceros recogidas en el documento resulta esencial para comprender el alcance probatorio del acta de traslado.
El Código Procesal Civil vigente, Ley número 9342 del 3 de febrero de 2016, sistematiza el régimen de la prueba documental en el proceso civil. Las actas notariales, como documentos públicos, gozan del valor probatorio reforzado que la ley procesal reconoce a esta categoría de instrumentos. La impugnación del documento público requiere de procedimientos específicos, generalmente la tacha por falsedad, que imponen al impugnante una carga probatoria especial.
Las actas notariales fuera de la notaría tienen particular relevancia como medio de prueba preconstituida o anticipada. Cuando una parte prevé que un determinado hecho podrá controvertirse en un proceso futuro, puede solicitar el levantamiento de un acta notarial in situ que congele la realidad fáctica con eficacia probatoria privilegiada.
La Ley Orgánica del Poder Judicial, Ley número 7333, contiene disposiciones sobre la organización judicial y la competencia territorial de los funcionarios fedantes. En materia notarial, el ordenamiento costarricense ha optado por una competencia territorial nacional: el notario público debidamente habilitado puede ejercer sus funciones en cualquier parte del territorio de la República.
Esta amplitud territorial facilita enormemente el traslado notarial, pues elimina barreras geográficas internas que existen en otros sistemas notariales. No obstante, esta universalidad territorial encuentra límites en las prohibiciones específicas contenidas en el Código Notarial: el notario no puede actuar en asuntos en los que tenga interés directo o indirecto, en negocios de su cónyuge o parientes dentro de los grados de prohibición, ni en aquellos casos en los que el ordenamiento exige expresamente la intervención de un funcionario distinto.
Diversas leyes especiales prevén específicamente la intervención del notario fuera de su oficina para diligencias particulares. Entre las más relevantes pueden mencionarse: la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, número 7933, que regula las asambleas de propietarios y prevé la posibilidad de levantar actas notariales de su desarrollo; el Código de Comercio, que contempla las actas notariales de asambleas de accionistas y de juntas directivas; la Ley de Garantías Mobiliarias, número 9246, que prevé intervenciones notariales relacionadas con la constitución y ejecución de garantías; y diversas normativas sectoriales que requieren la presencia del notario para constatar hechos específicos en sede administrativa o privada.
La normativa sobre firma digital y documento electrónico, contenida principalmente en la Ley número 8454, ha abierto perspectivas para la incorporación de tecnologías al ejercicio fedante, incluido el levantamiento de actas, sin que hasta la fecha esto haya transformado radicalmente la práctica del traslado notarial físico, que sigue siendo la regla general.
La jurisprudencia costarricense ha tenido ocasión de pronunciarse en múltiples ocasiones sobre el alcance probatorio, los requisitos de validez y los límites de las actas notariales levantadas fuera de la oficina del notario público. Aunque por las características del tema no es siempre objeto de pronunciamientos publicados con la misma frecuencia que otras instituciones, los criterios jurisprudenciales consolidados permiten extraer las siguientes líneas interpretativas.
La Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia ha reiterado en diversos pronunciamientos que la fe pública del notario despliega plena eficacia respecto de los hechos que este percibe directamente por sus sentidos, generando una presunción iuris tantum de veracidad que solo puede ser desvirtuada mediante prueba en contrario rendida en el proceso correspondiente.
Este criterio se aplica con particular rigor a las actas levantadas fuera de la notaría, donde la inmediación del fedatario resulta especialmente relevante, pues el acta documenta lo que el notario presenció en el lugar mismo donde acaecieron los hechos. La doctrina jurisprudencial ha precisado que la presunción de veracidad opera únicamente respecto de los hechos que el notario afirma haber percibido directamente, no respecto de las declaraciones de terceros recogidas en el documento.
Los tribunales han enfatizado que el acta notarial debe limitarse a la descripción objetiva de los hechos percibidos, sin que el notario pueda emitir calificaciones jurídicas que excedan su función fedante. Cuando el notario incorpora al acta valoraciones jurídicas o conclusiones interpretativas, estas no gozan de la fe pública y deben considerarse opiniones del fedatario, sin la fuerza probatoria privilegiada del documento público.
Este criterio se ha aplicado, por ejemplo, en casos donde el notario calificaba como ilegales o irregulares determinadas conductas observadas durante la diligencia: los tribunales han desestimado tales calificaciones como simples opiniones del fedatario, aunque han preservado el valor probatorio de la descripción fáctica.
La jurisprudencia ha sido relativamente flexible respecto de la motivación del traslado notarial. No se exige, en general, una justificación pormenorizada de la causa por la cual la diligencia debe realizarse fuera de la oficina notarial; basta con que el acta haga constar el lugar específico de la actuación y, cuando proceda, la naturaleza del hecho que motiva el traslado.
La validez del acta no depende, por tanto, de la calificación judicial posterior de la pertinencia del traslado, salvo casos de evidente abuso o desviación de poder.
Las actas notariales pueden ser solicitadas por cualquier persona con interés legítimo en la constatación del hecho. La jurisprudencia ha aclarado que la legitimación del solicitante no condiciona la validez del acta, sino que constituye un presupuesto de hecho para la procedencia de la diligencia.
Una vez levantada el acta, su valor probatorio en un proceso posterior dependerá de la pertinencia del hecho documentado para el objeto del litigio, no de la condición jurídica del solicitante original.
Los tribunales han reconocido también ciertos límites al ejercicio del traslado notarial. El notario no puede ingresar a propiedad ajena sin autorización del titular o sin la correspondiente orden judicial; en tales casos, debe limitarse a constatar los hechos perceptibles desde un lugar al que tenga acceso legítimo, dejando constancia de la imposibilidad de acceder al interior.
De igual manera, el notario no puede practicar actos coactivos, requerir colaboración forzada de terceros ni invadir competencias propias de la autoridad judicial o administrativa. La transgresión de estos límites puede generar responsabilidad disciplinaria del notario y privar al acta de eficacia probatoria respecto de los hechos así constatados.
La jurisprudencia mercantil ha tenido ocasión de pronunciarse sobre el valor probatorio de las actas notariales levantadas durante asambleas societarias, asambleas de copropietarios y reuniones similares. El criterio consolidado reconoce a estas actas plena eficacia para acreditar el desarrollo de la sesión, las intervenciones realizadas, las votaciones efectuadas y los acuerdos adoptados, siempre que el notario haya estado efectivamente presente durante todo el desarrollo de la asamblea.
Las actas levantadas con posterioridad a la sesión, sobre la base de información proporcionada por terceros, no gozan de la misma eficacia, pues el fedatario no presenció directamente los hechos.
En materia de actas de notificación, la jurisprudencia ha precisado que la diligencia debe ser realizada personalmente por el notario, en el domicilio o lugar de trabajo del destinatario, y debe quedar constancia detallada de las circunstancias de la entrega: identificación del receptor, su relación con el destinatario, hora del acto, eventuales reservas o protestas formuladas.
Cuando el destinatario se niega a recibir el documento o no se encuentra presente, el notario debe consignar tales circunstancias y, en su caso, dejar el documento con persona competente conforme a las reglas aplicables.
La realidad costarricense presenta múltiples escenarios donde el acta notarial fuera de la notaría desempeña una función jurídica relevante. A continuación se exponen las aplicaciones más frecuentes y su alcance práctico.
Una de las aplicaciones tradicionales del traslado notarial en Costa Rica es el levantamiento de inventarios in situ. En materia sucesoria, cuando fallece una persona y existen bienes muebles en su domicilio o en establecimientos de su titularidad, los herederos o albaceas pueden requerir la presencia notarial para describir, identificar y catalogar los bienes existentes.
El acta de inventario notarial constituye una herramienta valiosa para preservar la integridad del patrimonio sucesorio y prevenir disputas posteriores entre coherederos. En el ámbito societario, los inventarios notariales se utilizan con frecuencia en operaciones de adquisición de empresas, en procesos de escisión o fusión, en la disolución de sociedades, en la entrega de fondos de comercio y en cualquier situación donde resulte necesario congelar la realidad patrimonial de un establecimiento en una fecha y hora determinadas.
En materia comercial, los inventarios notariales son habituales en la entrega y devolución de locales arrendados, en la transferencia de existencias de bodegas industriales, en la verificación de mercaderías sujetas a garantía mobiliaria conforme a la Ley número 9246, y en operaciones bancarias relacionadas con bienes pignorados o dados en garantía.
El acta de inspección de inmuebles es probablemente una de las modalidades más demandadas del traslado notarial en la práctica costarricense. Estas actas se utilizan para constatar el estado físico de un inmueble en una fecha determinada, ya sea con motivo de la entrega o devolución de un arrendamiento, la verificación de daños tras un siniestro, la documentación del estado previo a una obra civil colindante, la acreditación de invasiones o usurpaciones, la constatación de incumplimientos de obligaciones de mantenimiento o cualquier otra circunstancia donde el estado físico del inmueble resulte jurídicamente relevante.
En el contexto de los arrendamientos, las actas notariales de inspección permiten preconstituir prueba sobre el estado del inmueble al inicio y al final de la relación arrendaticia, evitando disputas posteriores sobre la responsabilidad por deterioros. En el ámbito del derecho urbanístico y de la construcción, las actas notariales documentan el estado de inmuebles colindantes a obras de construcción, lo cual resulta valioso para acreditar daños o, por el contrario, para descartar su atribución a la actividad constructiva.
La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, número 7933, ha incrementado significativamente la demanda de actas notariales para asambleas de copropietarios. La intervención notarial en estas asambleas asegura la regularidad del desarrollo de la sesión, la verificación del quórum, la legitimidad de los representantes, la corrección de las votaciones y la fidelidad de los acuerdos consignados.
La presencia notarial resulta especialmente recomendable en asambleas conflictivas o de gran envergadura, donde la posibilidad de impugnación de los acuerdos hace aconsejable revestir el procedimiento con la mayor solemnidad jurídica posible. En el ámbito societario, el Código de Comercio prevé la posibilidad de que asambleas de accionistas y juntas directivas se desarrollen con presencia notarial, particularmente cuando se adoptan acuerdos de especial trascendencia o cuando existe previsión estatutaria que así lo requiera.
Las actas notariales de notificación constituyen un mecanismo eficaz para hacer llegar al destinatario comunicaciones jurídicas relevantes con plena prueba de la entrega. Estas actas se utilizan para notificar requerimientos de pago, intimaciones al cumplimiento de obligaciones, denuncias de contrato, ejercicio de derechos potestativos, ofrecimientos de pago, ejercicio de derechos de retracto o tanteo y cualquier otra comunicación cuya documentación fehaciente resulte jurídicamente conveniente.
La eficacia de la notificación notarial radica en que el notario constata personalmente la entrega del documento al destinatario o, en su defecto, las circunstancias que impidieron la entrega. El acta correspondiente se convierte en prueba plena de la realización de la notificación, lo cual resulta esencial para el cómputo de plazos procesales o sustantivos asociados a la comunicación.
El protesto de letras de cambio, pagarés y otros títulos valores constituye una diligencia tradicional del notariado que normalmente se realiza fuera de la oficina notarial. El notario se traslada al lugar de pago señalado en el título y constata la negativa del obligado al pago, levantando el acta correspondiente.
Esta diligencia resulta esencial para la conservación de las acciones cambiarias contra los obligados de regreso y constituye un ejemplo paradigmático del traslado notarial con valor probatorio privilegiado.
El notario público puede también levantar actas en sede administrativa o judicial cuando ello resulte conveniente para constatar hechos relevantes. Por ejemplo, en procedimientos administrativos donde una parte requiere documentar el desarrollo de una audiencia, la entrega de un documento ante un funcionario, la presentación de un escrito o cualquier otra actuación, la presencia notarial dota al hecho de fe pública.
Esta práctica resulta particularmente útil cuando se prevé que la actuación administrativa puede ser objeto de impugnación posterior y se desea contar con prueba documental robusta sobre lo efectivamente acontecido.
Las entidades bancarias y financieras recurren con frecuencia al notariado para documentar operaciones específicas que requieren constatación fehaciente: aperturas de cajas de seguridad, conteos de efectivo, entregas de documentos, recepciones de valores, ejecuciones de garantías y otras diligencias donde la presencia notarial agrega seguridad jurídica al procedimiento.
Una aplicación contemporánea creciente del traslado notarial es la constatación de hechos relacionados con tecnologías digitales. El notario puede levantar actas para certificar el contenido de páginas web en una fecha y hora determinadas, capturar el estado de publicaciones en redes sociales, constatar el envío y recepción de mensajes electrónicos, verificar el funcionamiento de sistemas informáticos o documentar diligencias técnicas relacionadas con prueba digital.
Si bien esta modalidad no exige el desplazamiento físico del notario en el sentido tradicional, comparte la lógica del acta de constatación in situ, ahora aplicada al entorno digital.
El estudio comparado del régimen del acta notarial fuera de la notaría revela tanto similitudes estructurales como diferencias significativas entre los distintos sistemas jurídicos. El examen de algunas experiencias representativas permite contextualizar el modelo costarricense y extraer lecciones para su evolución futura.
El notariado español, regulado por la Ley del Notariado de 1862 y por su reglamento de desarrollo, distingue con precisión técnica entre escrituras públicas, actas notariales y pólizas. El régimen español ha desarrollado una rica tipología de actas, entre las que destacan las de presencia, las de notoriedad, las de notificación y requerimiento, las de remisión de documentos por correo, las de depósito, las de protocolización, las de subsanación y las de exhibición de cosas o documentos. Cada modalidad cuenta con regulación específica y formalidades propias.
El traslado notarial es práctica habitual en España y se rige por reglas detalladas sobre competencia territorial, motivación de la diligencia y honorarios diferenciados. La doctrina española ha desarrollado con particular profundidad la distinción entre actas de presencia y actas de notoriedad, señalando que las primeras constatan hechos directamente percibidos por el notario, mientras que las segundas declaran la notoriedad de un hecho con base en elementos de juicio aportados por el interesado y por terceros.
El notariado francés, profundamente influido por la tradición latina y por las codificaciones napoleónicas, conoce también la figura del acta notarial como instrumento distinto de la escritura. El traslado del notario para el levantamiento de actas in situ es práctica común, particularmente en materia sucesoria —donde el notariado francés ejerce competencias amplias—, en materia de constatación de daños y en el ámbito de las garantías reales.
La doctrina francesa ha enfatizado el carácter de constat del acta, término que captura con precisión la esencia descriptiva y fedante del documento.
El notariado de los países de tradición latina en Iberoamérica, con matices propios de cada ordenamiento, ha conservado las líneas estructurales del sistema español-francés. En Argentina, el acta notarial se encuentra regulada por las leyes orgánicas notariales provinciales y por el Código Civil y Comercial unificado, distinguiendo modalidades similares a las del derecho costarricense. La doctrina argentina ha aportado contribuciones significativas al estudio dogmático del acta de presencia y de su alcance probatorio.
En México, las leyes notariales estatales regulan con detalle el acta notarial, incluyendo expresamente las modalidades de traslado y las formalidades aplicables. La práctica mexicana ha dado lugar a una rica casuística sobre actas de inspección, actas de asamblea y actas de notificación, con jurisprudencia abundante sobre el valor probatorio de cada modalidad.
En el resto de Centroamérica —Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua, Panamá—, los regímenes notariales presentan estructuras análogas a la costarricense, con variaciones en aspectos específicos como la organización del notariado, las competencias territoriales y los aranceles. La integración regional centroamericana ha favorecido cierta convergencia normativa, especialmente en materia de reconocimiento de instrumentos públicos otorgados en otro Estado de la región.
El sistema del common law conoce la figura del notary public, pero con un alcance funcional considerablemente más restringido que el notario latino. El notary anglosajón generalmente se limita a la autenticación de firmas y a la administración de juramentos, sin desplegar la función fedante plena característica del notariado de tradición latina.
La constatación de hechos in situ que en los sistemas latinos se realiza mediante el acta notarial, en el common law se canaliza típicamente a través de declaraciones juradas (affidavits), peritajes, declaraciones de testigos o intervenciones de funcionarios judiciales especializados. Esta diferencia estructural ilustra el carácter específico de la fe pública latina y la versatilidad funcional del notariado de tradición continental, del cual el costarricense es heredero pleno.
A nivel internacional, las tendencias contemporáneas en materia notarial apuntan hacia una creciente digitalización de los procedimientos, sin que ello haya supuesto la sustitución del traslado físico del notario en aquellas diligencias donde la presencia personal resulta esencial. La firma electrónica calificada, los protocolos digitales y las videoconferencias certificadas han ampliado el espectro de actuaciones notariales remotas, pero las actas que requieren constatación sensorial directa de hechos físicos siguen demandando el desplazamiento del fedatario.
La Unión Internacional del Notariado, organización que agrupa a los notariados de tradición latina, ha promovido el intercambio de experiencias y la armonización de criterios, favoreciendo el reconocimiento internacional de los instrumentos públicos notariales y el desarrollo de protocolos comunes sobre la documentación de hechos en el ámbito transnacional.
El acta notarial fuera de la notaría enfrenta en la actualidad diversos desafíos que exigen reflexión doctrinal y, eventualmente, reformas normativas. A continuación se exponen los principales.
La sociedad costarricense del siglo XXI demanda servicios jurídicos ágiles, accesibles y proporcionados a la complejidad de cada asunto. El notariado debe responder a esta demanda manteniendo los estándares de seguridad jurídica que justifican la fe pública, pero modernizando sus procedimientos cuando sea posible.
En materia de actas de traslado, la modernización pasa por la incorporación de tecnologías de captura digital de la realidad —videograbación con sello temporal, fotografía georreferenciada, dispositivos de medición digital—, sin que estas herramientas sustituyan la inmediación del fedatario sino que la complementen.
La calidad técnica del acta de traslado depende en gran medida de la formación del notario en las técnicas de descripción objetiva, en el manejo de equipos auxiliares de captura y medición, en el conocimiento de las particularidades de los entornos donde se desarrollan las diligencias y en la capacidad de adaptación a circunstancias variables.
La formación continua del notariado en estas materias resulta esencial para asegurar la calidad de las actas levantadas fuera de la oficina notarial.
Los honorarios del traslado notarial deben reflejar adecuadamente la inversión de tiempo, los desplazamientos y la responsabilidad asumida por el fedatario, sin que ello convierta la diligencia en inaccesible para los usuarios de menores recursos. La política arancelaria aplicable al traslado notarial constituye un equilibrio delicado entre la justa remuneración del profesional y la accesibilidad del servicio, equilibrio que el ordenamiento debe revisar periódicamente.
Las actas notariales coexisten con otros mecanismos de constatación fehaciente: peritajes técnicos, inspecciones judiciales, dictámenes administrativos, levantamientos de información por funcionarios especializados. El régimen procesal debe asegurar la coordinación entre estos distintos sistemas, evitando duplicaciones innecesarias y asegurando que cada modalidad probatoria se aplique en los supuestos donde resulta más apropiada.
Algunos escenarios del traslado notarial implican riesgos personales para el fedatario: notificaciones a deudores hostiles, inspecciones en zonas inseguras, intervenciones en conflictos de propiedad. El ordenamiento y la práctica forense deben prever mecanismos de protección adecuados, incluyendo eventualmente la posibilidad de solicitar acompañamiento policial cuando las circunstancias lo justifiquen, sin que ello desnaturalice el carácter no coactivo de la diligencia notarial.
El régimen disciplinario aplicable al notariado debe asegurar que los excesos o deficiencias en las actas de traslado generen las consecuencias correspondientes. Las sanciones por inexactitudes graves, por excesos en las facultades fedantes, por intervenciones en supuestos de prohibición o por incumplimiento de las formalidades aplicables resultan esenciales para preservar la confianza pública en el notariado.
La Dirección Nacional de Notariado ejerce un papel central en esta materia, coordinando con el Ministerio Público y con la jurisdicción ordinaria cuando los hechos puedan ser constitutivos de responsabilidad penal.
La incorporación de tecnologías digitales al ejercicio notarial constituye, sin duda, el factor disruptivo de mayor relevancia para el futuro del acta notarial fuera de la notaría. Las transformaciones tecnológicas afectan tanto a las herramientas auxiliares del traslado físico como a la posibilidad de que ciertas diligencias se realicen integralmente en el entorno digital.
Las tecnologías de captura digital —cámaras de alta resolución, videograbación con sello temporal, fotografía con metadatos geolocalizados, dispositivos de medición láser, drones para inspección aérea— han enriquecido considerablemente las herramientas disponibles para el levantamiento de actas de traslado. El notario contemporáneo puede complementar su descripción narrativa con material gráfico de alta calidad que se incorpora al acta como anexo y refuerza la eficacia probatoria del documento.
La utilización de estas tecnologías plantea cuestiones jurídicas relevantes sobre la integridad del material capturado, su autenticidad, la imposibilidad de alteración posterior y su correlación con la descripción notarial. La buena práctica forense recomienda que el notario describa en el acta el equipo utilizado, las circunstancias de la captura y las medidas adoptadas para preservar la integridad del material, dejando constancia del soporte donde se conserva el archivo digital.
Una modalidad creciente de acta notarial es la que tiene por objeto contenido existente en el entorno digital: páginas web, publicaciones en redes sociales, mensajes electrónicos, contenido multimedia, transmisiones en tiempo real. El notario constata el contenido visualizado en su pantalla en una fecha y hora determinadas, captura imagen del mismo y documenta el procedimiento técnico utilizado.
Estas actas resultan especialmente útiles en materia de derechos de propiedad intelectual, derecho al honor, competencia desleal, prueba de incumplimientos contractuales y conservación de evidencia digital para procesos futuros. La práctica de las actas sobre contenido digital ha experimentado un crecimiento sostenido en los últimos años en Costa Rica y en la región latinoamericana, en respuesta a la creciente importancia jurídica del entorno digital.
A nivel internacional, varios ordenamientos han comenzado a regular la posibilidad de actuaciones notariales realizadas mediante videoconferencia certificada, en las cuales el notario, el compareciente y eventualmente otros intervinientes se encuentran en lugares físicamente distintos pero conectados por medios telemáticos seguros. Si bien esta modalidad afecta principalmente a la formalización de escrituras y a las autenticaciones, plantea también interrogantes sobre la posibilidad de que ciertas actas se levanten en formato remoto cuando la naturaleza del hecho a constatar lo permita.
El ordenamiento costarricense no ha avanzado todavía de manera decisiva en esta dirección, aunque la Ley número 8454 sobre firma digital ha sentado algunas bases normativas que podrían sustentar futuras regulaciones específicas. La prudencia del legislador en esta materia se justifica por la necesidad de preservar las garantías de identificación, capacidad y libre voluntad que caracterizan a la función notarial.
La incorporación de herramientas de inteligencia artificial a la práctica notarial abre perspectivas interesantes en aspectos como la transcripción automatizada de declaraciones, la identificación biométrica de comparecientes, la verificación de documentos contra bases de datos oficiales y la organización del archivo notarial. Estas herramientas no sustituyen el juicio del fedatario, pero pueden incrementar la eficiencia y la calidad técnica de las actuaciones, incluido el acta de traslado.
La utilización responsable de estas tecnologías exige del notario un conocimiento adecuado de sus capacidades y limitaciones, así como una atención cuidadosa a los riesgos asociados —errores de identificación, sesgos algorítmicos, vulnerabilidades de seguridad— que podrían comprometer la fe pública si no se gestionan adecuadamente.
Las tecnologías de registro distribuido, conocidas genéricamente como blockchain, ofrecen interesantes posibilidades para la conservación íntegra y verificable del material asociado a actas notariales. La aplicación de timestamps blockchain al material gráfico anexo a un acta, la conservación de hashes en redes distribuidas o la utilización de smart contracts para automatizar consecuencias jurídicas asociadas a determinados hechos constatados notarialmente, constituyen líneas de evolución futura que el notariado debe monitorear con atención.
Las experiencias internacionales con notariado blockchain son todavía incipientes y plantean cuestiones complejas sobre la articulación entre la fe pública estatal y los mecanismos de confianza distribuida. La doctrina mayoritaria coincide en que estas tecnologías no sustituyen al notariado tradicional, sino que pueden complementarlo y enriquecerlo, particularmente en aspectos relacionados con la conservación del material y la verificabilidad de su integridad.
La digitalización progresiva del archivo notarial impone exigencias rigurosas en materia de ciberseguridad. La protección frente a accesos no autorizados, la prevención de ataques informáticos, la gestión adecuada de las copias de seguridad y la garantía de continuidad operativa en caso de incidentes constituyen obligaciones esenciales del notario contemporáneo.
Las actas de traslado, frecuentemente acompañadas de material gráfico digital de elevado volumen, plantean retos específicos en estas materias que el notariado debe abordar de manera profesional y sistemática.
El recorrido realizado a lo largo de este artículo permite formular algunas conclusiones sobre las actas notariales fuera de la notaría en Costa Rica que sintetizan los aspectos fundamentales abordados.
Las actas notariales fuera de la notaría en Costa Rica constituyen una institución viva, profundamente arraigada en la tradición jurídica nacional y al mismo tiempo abierta a las transformaciones contemporáneas. Su correcto ejercicio exige del notario un dominio técnico riguroso, una formación continua actualizada y un compromiso ético con la veracidad y la objetividad descriptivas. La sociedad costarricense, por su parte, debe valorar adecuadamente esta institución como uno de los pilares de la seguridad jurídica, demandando del notariado un servicio de excelencia y respaldando las reformas institucionales que aseguren su evolución funcional. Solo desde esta convergencia entre el rigor profesional, la actualización institucional y la valoración social del servicio notarial, las actas notariales fuera de la notaría podrán seguir cumpliendo en las próximas décadas la función esencial que han desempeñado a lo largo de la historia jurídica nacional: dotar de certeza a los hechos relevantes para la vida social, económica y jurídica de Costa Rica.
¡Cuando está en juego lo que más importa,
solo la perfección es aceptable!
Porque la verdadera justicia requiere excelencia, dedicamos nuestro tiempo a quienes entienden que
un servicio jurídico excepcional es una inversión, no un gasto.
