Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos en Costa Rica (Ley N° 8454)

Nº 8454

LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

DECRETA:

LEY DE CERTIFICADOS, FIRMAS DIGITALES

Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ARTÍCULO 1

Ámbito de aplicación.

Esta Ley se aplicará a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles.

El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.

ARTÍCULO 2

Principios.

En materia de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, la implementación, interpretación y aplicación de esta Ley deberán observar los siguientes principios:

a) Regulación legal mínima y desregulación de trámites.

b) Autonomía de la voluntad de los particulares para reglar sus relaciones.

c) Utilización, con las limitaciones legales, de reglamentos autónomos por la Administración Pública para desarrollar la organización y el servicio, interno o externo.

d) Igualdad de tratamiento para las tecnologías de generación, proceso o almacenamiento involucradas.

CAPÍTULO II

Documentos

ARTÍCULO 3

Reconocimiento de la equivalencia funcional.

Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.

En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

ARTÍCULO 4

Calificación jurídica y fuerza probatoria.

Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.

ARTÍCULO 5

En particular y excepciones: En particular y sin que conlleve la exclusión de otros actos, contratos o negocios jurídicos, la utilización de documentos electrónicos es válida para lo siguiente:

a) La formación, formalización y ejecución de los contratos.

b) El señalamiento para notificaciones conforme a la Ley N.º 7637, Ley de Notificaciones, Citaciones y otras Comunicaciones Judiciales, de 21 de octubre de 1996.

c) La tramitación, gestión y conservación de expedientes judiciales y administrativos; asimismo, la recepción, práctica y conservación de prueba, incluida la recibida por archivos y medios electrónicos. De igual manera, los órganos jurisdiccionales que requieran la actualización de certificaciones y, en general, de otras piezas, podrán proceder sobre simples impresiones de los documentos en línea efectuadas por la autoridad judicial o aceptar las impresiones de dichos documentos en línea, aportadas por la parte interesada y certificadas notarialmente.

d) La emisión de certificaciones, constancias y otros documentos.

e) La presentación, tramitación e inscripción de documentos en el Registro Nacional.

f) La gestión, conservación y utilización, en general, de protocolos notariales, incluso la manifestación del consentimiento y la firma de las partes.

No se podrán consignar en documentos electrónicos:

a) Los actos o negocios en los que, por mandato legal, la fijación física resulte consustancial.

b) Las disposiciones por causa de muerte, a excepción de lo establecido en los artículos 183 de la Ley 7732, Ley Reguladora del Mercados de Valores, de 17 de diciembre de 1997 y el artículo 95 de la Ley 8956, Ley Reguladora del Contrato de Seguros, de 17 de junio de 2011.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° de la ley N° 10181 del 5 de mayo de 2024)

c) Los actos y convenios no jurisdiccionales relativos al derecho de familia.

d) Los actos personalísimos en general.

(Así reformado por el artículo 2° punto X) de la ley que aprobó el Código Procesal de Familia, N° 9747 del 23 de octubre de 2019)

ARTÍCULO 6

Gestión y conservación de documentos electrónicos.

Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad competente.

En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos.

ARTÍCULO 7

Satisfacción de los requisitos fiscales.

Cuando la emisión de un acto o la celebración de un negocio jurídico en soporte electrónico conlleve el pago de requisitos fiscales, el obligado al pago deberá conservar el comprobante respectivo y exhibirlo cuando una autoridad competente lo requiera.

CAPÍTULO III

Firmas digitales

ARTÍCULO 8

Alcance del concepto.

Entiéndese por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.

Una firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.

ARTÍCULO 9

Valor equivalente.

Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.

Los documentos públicos electrónicos deberán llevar la firma digital certificada.

ARTÍCULO 10

Presunción de autoría y responsabilidad.

Todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.

No obstante, esta presunción no dispensa el cumplimiento de las formalidades adicionales de autenticación, certificación o registro que, desde el punto de vista jurídico, exija la ley para un acto o negocio determinado.

CAPÍTULO IV

Certificación digital

SECCIÓN I

Los certificados

ARTÍCULO 11

Alcance.

Entiéndese por certificado digital el mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente:

a) La vinculación jurídica entre un documento, una firma digital y una persona.

b) La integridad, autenticidad y no alteración en general del documento, así como la firma digital asociada.

c) La autenticación o certificación del documento y la firma digital asociada, únicamente en el supuesto del ejercicio de potestades públicas certificadoras.

d) Las demás que establezca esta Ley y su Reglamento.

ARTÍCULO 12

Mecanismos.

Con las limitaciones de este capítulo, el Estado, las instituciones públicas y las empresas públicas y privadas, las personas jurídicas y los particulares, en general, en sus diversas relaciones, estarán facultados para establecer los mecanismos de certificación o validación que convengan a sus intereses.

Para tales efectos podrán:

a) Utilizar mecanismos de certificación o validación máquina a máquina, persona a persona, programa a programa y sus interrelaciones, incluso sistemas de llave pública y llave privada, firma digital y otros mecanismos digitales que ofrezcan una óptima seguridad.

b) Establecer mecanismos de adscripción voluntaria para la emisión, la percepción y el intercambio de documentos electrónicos y firmas asociadas, en función de las competencias, los intereses y el giro comercial.

c) De consuno, instituir mecanismos de certificación para la emisión, la recepción y el intercambio de documentos electrónicos y firmas asociadas, para relaciones jurídicas concretas.

d) Instaurar, en el caso de dependencias públicas, sistemas de certificación por intermedio de particulares, quienes deberán cumplir los trámites de la Ley de contratación administrativa.

e) Fungir como un certificador respecto de sus despachos y funcionarios, o de otras dependencias públicas, en el caso del Estado y las demás instituciones públicas.

f) Ofrecer, en el caso de las empresas públicas cuyo giro lo admita, servicios comerciales de certificación en condiciones de igualdad con las empresas de carácter privado.

g) Implantar mecanismos de certificación para la tramitación, gestión y conservación de expedientes judiciales y administrativos.

ARTÍCULO 13

Homologación de certificados extranjeros.

Se conferirá pleno valor y eficacia jurídica a un certificado digital emitido en el extranjero, en cualesquiera de los siguientes casos:

a) Cuando esté respaldado por un certificador registrado en el país, en virtud de existir una relación de corresponsalía en los términos del artículo 20 de esta Ley.

b) Cuando cumpla todos los requisitos enunciados en el artículo 19 de esta Ley y exista un acuerdo recíproco en este sentido entre Costa Rica y el país de origen del certificador extranjero.

ARTÍCULO 14

Suspensión de certificados digitales.

Se podrá suspender un certificado digital en los siguientes casos:

a) Por petición del propio usuario a favor de quien se expidió.

b) Como medida cautelar, cuando el certificador que lo emitió tenga sospechas fundadas de que el propio usuario haya comprometido su confiabilidad, desatendido los lineamientos de seguridad establecidos, suplido información falsa al certificador u omitido cualquier otra información relevante, para obtener o renovar el certificado. En este caso, la suspensión podrá ser recurrida ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital regulada en la siguiente sección, con aplicación de lo dispuesto en el artículo 148 de la Ley General de la Administración Pública.

c) Si contra el usuario se ha dictado auto de apertura a juicio, por delitos en cuya comisión se haya utilizado la firma digital.

d) Por orden judicial o de la Dirección de Certificadores de Firma Digital. En este último caso, cuando esta lo determine o cuando el Ente Costarricense de Acreditación (ECA) acredite que el usuario incumple las obligaciones que le imponen esta Ley y su Reglamento.

e) Por no cancelar oportunamente el costo del servicio.

ARTÍCULO 15

Revocación de certificados digitales.

El certificado digital será revocado en los siguientes supuestos:

a) A petición del usuario, en favor de quien se expidió.

b) Cuando se confirme que el usuario ha comprometido su confiabilidad, desatendido los lineamientos de seguridad establecidos, suplido información falsa al certificador u omitido otra información relevante, con el propósito de obtener o renovar el certificado.

c) Por fallecimiento, ausencia legalmente declarada, interdicción o insolvencia del usuario persona física, o por cese de actividades, quiebra o liquidación, en el caso de las personas jurídicas.

d) Por orden de la autoridad judicial o cuando recaiga condena firme contra el usuario, por delitos en cuya comisión se haya utilizado la firma digital.

ARTÍCULO 16

Revocación por el cese de actividades del certificador. El cese de actividades del certificador implicará la revocatoria de todos los certificados que haya expedido, salvo que anteriormente hayan sido traspasados a otro certificador, previo consentimiento del usuario.

ARTÍCULO 17

Conservación de efectos.

La suspensión o revocación de un certificado digital no producirá, por sí sola, la invalidez de los actos o negocios realizados con anterioridad al amparo de dicho certificado.

SECCIÓN II

Certificadores

ARTÍCULO 18

Definición y reconocimiento jurídico.

Se entenderá como certificador la persona jurídica pública o privada, nacional o extranjera, que emite certificados digitales y está debidamente autorizada según esta Ley o su Reglamento; asimismo, que haya rendido la debida garantía de fidelidad. El monto de la garantía será fijado por la Dirección de Certificadores de Firma Digital y podrá ser hipoteca, fianza o póliza de fidelidad de un ente asegurador, o bien, un depósito en efectivo.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 3º, 9º y 19 de esta Ley, los certificados digitales expedidos por certificadores registrados ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital, solo tendrán pleno efecto legal frente a terceros, así como respecto del Estado y sus instituciones.

ARTÍCULO 19

Requisitos, trámites y funciones.

La Dirección de Certificadores de Firma Digital será la encargada de establecer, vía reglamento, todos los requisitos, el trámite y las funciones de las personas que soliciten su registro ante esta Dirección; para ello, el ECA, a solicitud del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones(*), deberá fijar los requerimientos técnicos para el estudio, de acuerdo con la Ley Nº 8279(**), de 2 de mayo de 2002, y las prácticas y los estándares internacionales.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 11 de la Ley "Traslado del sector Telecomunicaciones del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones al Ministerio de Ciencia y Tecnología, N° 9046 del 25 de junio de 2012)

(**) (Nota de Sinalevi: La ley N° 8279 a la que hace referencia el presente artículo fue derogada por el numeral 83 de la Ley del Sistema Nacional para la Calidad, N° 10473 del 24 de abril de 2024)

ARTÍCULO 20

Corresponsalía.

Los certificadores registrados podrán concertar relaciones de corresponsalía con entidades similares del extranjero, para efectos de homologar los certificados digitales expedidos por estas entidades o que estas hagan lo propio en el exterior con los emitidos por los certificadores registrados.

Se deberá informar a la Dirección de Certificadores de Firma Digital, acerca del establecimiento de relaciones de esta clase, de previo a ofrecer ese servicio al público.

ARTÍCULO 21

Auditorías.

Todo certificador registrado estará sujeto a los procedimientos de evaluación y auditoría que acuerde efectuar la Dirección de Certificadores de Firma Digital o el ECA.

ARTÍCULO 22

Cesación voluntaria de funciones.

Los certificadores registrados de carácter privado podrán cesar en sus funciones, siempre y cuando avisen, a los usuarios, con un mes de anticipación como mínimo, y con dos meses a la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

SECCIÓN III

Administración del Sistema de Certificación

ARTÍCULO 23

Dirección.

La Dirección de Certificadores de Firma Digital, perteneciente al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (*), será el órgano administrador y supervisor del Sistema de Certificación.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 11 de la Ley "Traslado del sector Telecomunicaciones del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones al Ministerio de Ciencia y Tecnología, N° 9046 del 25 de junio de 2012)

ARTÍCULO 24

Funciones.

La Dirección de Certificadores de Firma Digital tendrá las siguientes funciones:

a) Recibir, tramitar y resolver las solicitudes de inscripción de los certificadores.

b) Llevar un registro de los certificadores y certificados digitales.

c) Suspender o revocar la inscripción de los certificadores y de certificados, así como ejercer el régimen disciplinario en los casos y en la forma previstos en esta Ley y su Reglamento.

d) Expedir claves y certificados a favor de los certificadores registrados, y mantener el correspondiente repositorio de acceso público, con las características técnicas que indique el Reglamento.

e) Fiscalizar el funcionamiento de los certificadores registrados, para asegurar su confiabilidad, eficiencia y el cabal cumplimiento de la normativa aplicable, imponiendo, en caso necesario, las sanciones previstas en esta Ley. La supervisión podrá ser ejercida por medio del ECA, en el ámbito de su competencia.

f) Mantener una página electrónica en la red Internet, a fin de divulgar, permanentemente, información relativa a las actividades de la Dirección de Certificadores de Firma Digital y el registro correspondiente de certificadores.

g) Señalar las medidas que estime necesarias para proteger los derechos, los intereses y la confidencialidad de los usuarios, así como la continuidad y eficiencia del servicio, y velar por la ejecución de tales disposiciones.

h) Dictar el Reglamento respectivo para el registro de certificadores.

i) Las demás funciones que esta Ley o su Reglamento le señalen.

ARTÍCULO 25

Jefatura.

El superior administrativo de la Dirección de Certificadores de Firma Digital será el director, quien será nombrado por el ministro de Ciencia y Tecnología y será un funcionario de confianza, de conformidad con el inciso g) del artículo 4, del Estatuto de Servicio Civil. El director deberá declarar sus bienes oportunamente, de acuerdo con la Ley contra el enriquecimiento ilícito de los servidores públicos.

CAPÍTULO V

Sanciones

ARTÍCULO 26

Sanciones a certificadores.

Previa oportunidad de defensa, la Dirección de Certificadores de Firma Digital podrá imponerles, a los certificadores, las siguientes sanciones:

a) Amonestación.

b) Multa hasta por el equivalente a cien salarios base; para la denominación salario base se considerará lo indicado en el artículo 2º de la Ley Nº 7337, de 5 de mayo de 1993.

c) Suspensión hasta por un año.

d) Revocatoria de la inscripción.

El certificador a quien se le haya revocado su inscripción, no podrá volver a registrarse durante los siguientes cinco años, ya sea como tal o por medio de otra persona jurídica en la que figuren las mismas personas como representantes legales, propietarias o dueñas de más de un veinticinco por ciento (25%) del capital.

ARTÍCULO 27

Amonestación.

Se aplicará la amonestación, a los certificadores, en los siguientes casos:

a) Por la emisión de certificados digitales que no incluyan la totalidad de los datos requeridos por esta Ley o su Reglamento, cuando la infracción no requiera una sanción mayor.

b) Por no suministrar a tiempo los datos requeridos por la Dirección de Certificadores de Firma Digital, en ejercicio de sus funciones.

c) Por cualquier otra infracción a la presente Ley que no tenga prevista una sanción mayor.

ARTÍCULO 28

Multa.

Se aplicará la multa, a los certificadores, en los siguientes casos:

a) Cuando se emita un certificado y no se observen las políticas de seguridad o de certificación previamente divulgadas, de modo que cause perjuicio a los usuarios o a terceros.

b) Cuando no se suspenda o revoque, oportunamente, un certificado, estando obligados a hacerlo.

c) Por cualquier impedimento u obstrucción a las inspecciones o auditorias por parte de la Dirección de Certificadores de Firma Digital o del ECA.

d) Por el incumplimiento de los lineamientos técnicos o de seguridad impartidos por la Dirección de Certificadores de Firma Digital.

e) Por la reincidencia en la comisión de infracciones, que hayan dado lugar a la sanción de amonestación, dentro de los dos años siguientes.

ARTÍCULO 29

Suspensión.

Se suspenderá al certificador que:

a) No renueve oportunamente la caución que respalde su funcionamiento o la rinda en forma indebida.

b) Reincida en cualesquiera de las infracciones que le hayan merecido una sanción de multa, dentro de los siguientes dos años.

ARTÍCULO 30

Revocatoria de la inscripción.

Se podrá revocar la inscripción de un certificador cuando:

a) Se compruebe la expedición de certificados falsos.

b) Se compruebe que el certificador suministró información o presentó documentos falsos, con el fin de obtener el registro.

c) Reincida en cualesquiera de las infracciones que le hayan merecido una sanción de suspensión, dentro de los cinco años siguientes.

ARTÍCULO 31

Procedimiento.

Todas las sanciones serán impuestas mediante el procedimiento administrativo ordinario, previsto en la Ley General de la Administración Pública, salvo en el caso de amonestación, en que podrá aplicarse el procedimiento sumario.

ARTÍCULO 32

Publicidad.

Excepto el caso de amonestación, todas las sanciones administrativas impuestas serán publicadas por medio de reseña o trascripción íntegra en La Gaceta, sin perjuicio de que, en atención al caso concreto, se disponga, además, publicarlas en uno o más medios de circulación o difusión nacional.

Asimismo, la Dirección de Certificadores de Firma Digital dispondrá la publicación electrónica en su página de información en Internet.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales y transitorias

ARTÍCULO 33

Reglamentación.

El Poder Ejecutivo reglamentará esta Ley dentro de los seis meses siguientes a su publicación.

Además, para el trámite eficiente de sus asuntos, cada dependencia pública podrá adoptar las medidas particulares de aplicación de esta Ley de acuerdo con sus necesidades.

TRANSITORIO ÚNICO

Los rubros presupuestarios requeridos para que la Dirección de Certificadores de Firma Digital entre en funcionamiento, deberán ser incluidos por el Ministerio de Hacienda, a propuesta del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (*), en el primer presupuesto remitido a la Asamblea Legislativa, después de promulgada esta Ley.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 11 de la Ley "Traslado del sector Telecomunicaciones del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones al Ministerio de Ciencia y Tecnología, N° 9046 del 25 de junio de 2012)

Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.- San José, a los treinta días del mes de agosto del dos mil cinco.