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Ley de presentación electrónica de los índices notariales en Costa Rica (Ley N° 10798)

Bufete de Costa Rica 

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Actualización Legislativa: 16/11/2025

La Ley 10798, sancionada por la Asamblea Legislativa de Costa Rica el 16 de noviembre de 2025 y publicada bajo el rótulo de Presentación Electrónica de los Índices Notariales, modifica un componente operativo crítico del ejercicio notarial costarricense: el deber periódico de remisión de índices al Archivo Notarial del Archivo Nacional. La reforma se concreta en un solo artículo y dos transitorios, pero su alcance práctico es transversal porque toca el flujo diario de presentación documental de la totalidad del notariado nacional.

El núcleo normativo es la reforma del artículo 27 del Código Notarial (Ley 7764 del 17 de abril de 1998). La nueva redacción conserva el deber de presentación quincenal de índices de instrumentos públicos y protocolizaciones dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes, pero establece que la remisión al Archivo Notarial deberá hacerse de manera digital a través de la plataforma tecnológica que el Archivo Nacional defina vía reglamento, indicando el contenido respectivo. Migra así un trámite que históricamente se hacía por entrega física al modelo de presentación electrónica obligatoria.

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La reforma también incorpora un régimen de financiamiento de la plataforma con tarifas a cargo de las personas usuarias, calculadas conforme a costos operativos; un régimen de acceso restringido para instituciones públicas con interés en control, fiscalización o registro, salvaguardando los datos sensibles regulados por la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales; y dos transitorios que establecen plazos: el Transitorio I otorga al Poder Ejecutivo un año desde la publicación para reglamentar el artículo, y el Transitorio II concede a las personas funcionarias notarias consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto un plazo de dos años para la entrada en vigencia de las disposiciones. La ley rige a partir de un año después de su publicación, dando margen para el desarrollo de la plataforma.

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N° 10798

LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

DECRETA:

PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE LOS ÍNDICES NOTARIALES, MEDIANT E

LA REFORMA DEL ARTÍCULO 27 DE LA LEY 7764, CÓDIGO NOTARIAL

DE 17 DE ABRIL 1998

ARTÍCULO ÚNICO

Se reforma el artículo 27 de la Ley 7764, Código Notarial, de 17 de abril 1998. El texto es el siguiente:

Artículo 27

Los índices quincenales de instrumentos públicos y protocolizaciones deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes.

Los notarios deberán remitirlos al Archivo Notarial, de manera digital, a través de la plataforma tecnológica establecida por el Archivo Nacional por medio del reglamento correspondiente, con indicación del contenido.

Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiera el indice con razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo.

El Archivo Nacional establecerá los mecanismos de cobro a las personas usuarias y definirá la suma que corresponda cancelar por el uso y mantenimiento de la plataforma tecnológica utilizada para enviarlos, de acuerdo con las normas sobre análisis de los costos de operación.

La información contenida en los índices puede ser consultada por instituciones públicas, cuando haya de por medio un interés público, para fines de control, fiscalización o registro, mediante los mecanismos que establezca el reglamento correspondiente. En ningún caso se podrá dar a conocer datos sensibles regulados en la Ley 8968, Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011.

El Reglamento para la Presentación de Índices establecerá, además, el procedimiento para que instituciones públicas puedan cumplir con lo dispuesto en este artículo.

TRANSITORIO I

El Poder Ejecutivo tendrá el plazo de un año, contado a partir de su publicación, para reglamentar el presente artículo.

TRANSITORIO II

Para las personas funcionarias notarias consulares, del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, estas disposiciones entrarán en vigencia dos años después de la publicación de esta ley.

Rige un año después de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República, San José, a los dieciséis días del mes de noviembre del año dos mil veinticinco.

Preguntas frecuentes sobre la Ley 10798 de Índices Notariales Electrónicos

¿Qué es la Ley 10798 y qué cambia para los notarios costarricenses?


La Ley 10798, Presentación Electrónica de los Índices Notariales, fue aprobada por la Asamblea Legislativa el 16 de noviembre de 2025 y reforma el artículo 27 del Código Notarial (Ley 7764 del 17 de abril de 1998). Su objetivo es modernizar el deber periódico que tiene todo notario público de remitir los índices quincenales de instrumentos públicos y protocolizaciones al Archivo Notarial. Hasta esta reforma la presentación era física; con la nueva regulación pasa a ser obligatoriamente electrónica, a través de una plataforma tecnológica que el Archivo Nacional debe desarrollar. La ley contiene un artículo único de reforma y dos transitorios.

¿Cuándo entra en vigencia la Ley 10798?


La ley rige un año después de su publicación. Como fue dada en la Presidencia de la República el 16 de noviembre de 2025, comienza a aplicarse aproximadamente desde finales de 2026, una vez transcurrido ese plazo. El año intermedio se concibe como el tiempo necesario para que el Poder Ejecutivo reglamente la nueva redacción del artículo 27 (Transitorio I) y para que el Archivo Nacional desarrolle e implemente la plataforma tecnológica que recibirá los índices digitales.

¿Cada cuánto tiempo debo presentar el índice de instrumentos públicos?


El artículo 27 reformado del Código Notarial conserva la periodicidad quincenal que estaba vigente: los índices de instrumentos públicos y protocolizaciones deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes. En la práctica esto se traduce en dos presentaciones mensuales: la del cierre de la primera quincena y la del cierre del mes. La reforma no altera estos plazos; solo cambia el medio de la entrega (de físico a digital).

¿Qué pasa si presento el índice tarde o no lo presento?


Vencido el plazo de cinco días hábiles para entregar el índice, el Archivo Notarial debe informar al órgano disciplinario respectivo los nombres de los notarios que incumplieron. Hay sin embargo una ventana de subsanación: si dentro de los dos días posteriores al vencimiento original el notario entrega el índice y consta su recibo por el Archivo Notarial, el órgano disciplinario archiva la queja y no se aplica sanción por presentación tardía. Esta válvula de tolerancia, ya presente en la versión anterior del artículo 27, se conserva expresamente en la reforma.

¿Quién desarrolla la plataforma electrónica y quién la paga?


El Archivo Nacional es el responsable de desarrollar la plataforma tecnológica para la recepción de los índices, y de definir su funcionamiento mediante el reglamento respectivo. La ley establece además un mecanismo de financiamiento: el Archivo Nacional puede cobrar a las personas usuarias (los notarios) una suma calculada de acuerdo con las normas sobre análisis de los costos de operación de la plataforma. Es decir, el costo de uso y mantenimiento de la plataforma recae sobre quienes la utilizan profesionalmente, no sobre el erario general.

¿Quién puede consultar la información de los índices presentados?


La información contenida en los índices puede ser consultada por instituciones públicas cuando exista de por medio un interés público, con fines de control, fiscalización o registro. El reglamento del Archivo Nacional debe definir el procedimiento concreto y los mecanismos de acceso. Lo que la ley prohíbe expresamente es la divulgación de datos sensibles regulados por la Ley 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (del 7 de julio de 2011). Esa salvaguarda es importante porque los índices pueden contener datos personales, financieros y patrimoniales de las personas comparecientes.

¿Cómo afecta esta ley a los notarios consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores?


El Transitorio II de la Ley 10798 contempla expresamente a las personas funcionarias notarias consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Para este grupo, las disposiciones de la reforma entran en vigencia dos años después de la publicación de la ley, no uno como para el resto del notariado. El plazo extendido reconoce que las consulares operan en condiciones de conectividad y soporte tecnológico distintas a las del notariado en territorio nacional y necesitan más tiempo para adecuar su flujo a la plataforma electrónica.

¿Qué plazo tiene el Poder Ejecutivo para reglamentar la ley?


El Transitorio I otorga al Poder Ejecutivo un plazo de un año, contado a partir de la publicación de la ley, para emitir el reglamento del artículo 27. Este reglamento es el que detallará los aspectos operativos: especificaciones técnicas de la plataforma, formatos aceptados de los índices, procedimiento de acceso de instituciones públicas, mecanismos de cobro a notarios, atención de incidencias y disponibilidad del sistema. Hasta que el reglamento exista, la disposición no puede aplicarse plenamente, lo cual justifica que la vigencia general de la ley se haya diferido al mismo año.

¿Cambia el contenido que debo incluir en el índice quincenal?


El artículo 27 reformado mantiene la regla básica de que los índices deben presentarse con indicación del contenido. La nueva redacción no introduce nuevas categorías de información a reportar — sigue tratándose de la relación de instrumentos públicos otorgados y de protocolizaciones efectuadas durante el período quincenal. Lo que cambia es exclusivamente el medio de presentación (electrónico) y la posibilidad de que la información indexada quede disponible para consulta por instituciones públicas en los términos del reglamento. La definición detallada del formato electrónico vendrá en el reglamento del Archivo Nacional.

¿Qué relación tiene esta reforma con el Código Notarial vigente?


La Ley 10798 es una reforma quirúrgica y limitada: solo modifica el artículo 27 del Código Notarial, Ley 7764 del 17 de abril de 1998. El resto del Código —las disposiciones sobre habilitación notarial, instrumentos públicos, escrituras, protocolo, régimen disciplinario y la Dirección Nacional de Notariado— no se ve alterado. La reforma se inserta en el bloque del Código que regula la relación del notario con el Archivo Notarial, donde el artículo 27 marca el deber de presentación periódica de índices. La reforma sigue la línea de modernización tecnológica abierta por otras leyes recientes que han ido digitalizando el ejercicio notarial costarricense.

¿Cómo se protegen los datos personales de los comparecientes en este nuevo flujo?


La reforma del artículo 27 contiene una cláusula de salvaguarda explícita a la Ley 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. La frase clave del nuevo texto es: en ningún caso se podrá dar a conocer datos sensibles regulados en la Ley 8968. Esto significa que, aunque las instituciones públicas con interés público puedan consultar los índices, el reglamento debe diseñar los mecanismos de manera que los datos sensibles (origen racial, vida sexual, opiniones políticas, convicciones religiosas, salud, situación patrimonial detallada, etc.) no sean expuestos. La plataforma debe incorporar controles técnicos de acceso y registro de consultas para hacer efectiva esa garantía.

¿Esta ley afecta a los honorarios o trámites notariales que paga el público?


La Ley 10798 no toca directamente los honorarios del cliente ni el costo de un instrumento público concreto. Su efecto sobre los costos del notariado es indirecto: introduce una tarifa de uso y mantenimiento de la plataforma electrónica que el notario debe cancelar al Archivo Nacional. Esa tarifa es un costo operativo del notario, no un cobro al cliente. En la práctica, sin embargo, todo costo operativo recurrente del despacho notarial tiende a reflejarse en la estructura general de honorarios. El usuario final no verá una línea adicional en su factura por la plataforma, pero la incorporación de este costo se contemplará al revisarse el arancel notarial en el futuro.

¿Dónde puedo consultar el texto vigente y oficial de la Ley 10798?


El texto oficial consolidado se publica en el Sistema Nacional de Legislación Vigente (Sinalevi) de la Procuraduría General de la República, disponible en pgrweb.go.cr. En la Biblioteca Jurídica del Bufete de Costa Rica usted encuentra el texto completo de la ley, su PDF descargable con tabla de contenidos navegable, y la relación de las leyes a las que se conecta: el Código Notarial (Ley 7764) que reforma, y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) que actúa como salvaguarda del régimen de acceso a los índices.

Referencias Bibliográficas


Archivo Nacionalarchivo notarialcódigo notarialcosta ricaíndices notarialesley 7764notariado electrónicopresentación digital

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