Las actas notariales constituyen uno de los instrumentos públicos más versátiles y a la vez menos estudiados del derecho notarial costarricense. A diferencia de la escritura pública, cuyo objeto natural es la recepción del consentimiento de las partes en un negocio jurídico, el acta notarial se dirige a la narración, constatación y fijación documental de hechos, situaciones, circunstancias o manifestaciones que el notario percibe directamente por sus sentidos o que se desarrollan en su presencia. En Costa Rica, el Código Notarial —Ley número 7764 del 17 de abril de 1998— reguló esta figura con un nivel de detalle sin precedentes en la historia legislativa nacional, reservando a las actas los artículos 101 a 112 y estableciendo un régimen que combina rigor formal con flexibilidad funcional.
El presente estudio se ocupa específicamente de las actas notariales en notaría Costa Rica, es decir, las que se realizan en la sede de la oficina del notario público autorizante. Esta precisión no es ociosa. El Código Notarial distingue con claridad entre las actas celebradas dentro del despacho notarial y aquellas que requieren el traslado del fedatario al lugar donde se desarrollan los hechos que deben documentarse. Cada modalidad tiene implicaciones distintas en cuanto a logística, honorarios, requisitos formales y valor probatorio. Asimismo, resulta pertinente subrayar que las actas aquí analizadas son aquellas que carecen de efectos registrales directos; no se trata, por tanto, de instrumentos destinados a la inscripción en el Registro Nacional, sino de documentos cuya función principal es dotar de fe pública a la realidad fáctica que el notario percibe.
La doctrina notarial costarricense ha avanzado de manera desigual en el estudio de esta figura. Mientras que la escritura pública ha recibido tratamiento abundante en manuales, conferencias colegiales y jurisprudencia, el acta notarial se ha mantenido en cierta penumbra académica, a pesar de su creciente importancia en la práctica profesional. En las últimas dos décadas, el acelerado ritmo de la vida económica, la proliferación de litigios civiles y comerciales, el auge del arbitraje, el desarrollo de la responsabilidad civil contractual y extracontractual, y la consolidación del principio de prueba preconstituida han empujado el uso del acta notarial a niveles inéditos. Hoy un notario costarricense competente recibe con regularidad solicitudes para documentar notificaciones, protocolizar actas de asamblea, levantar actas de notoriedad, presenciar apertura de sobres, inventariar bienes o constatar estados de obra.
El objetivo de esta investigación consiste en ofrecer una exposición sistemática y exhaustiva del régimen jurídico de las actas notariales en notaría Costa Rica. Se abordarán el marco teórico-conceptual, el desarrollo histórico, la normativa aplicable, el estado jurisprudencial, el impacto práctico, las tendencias comparadas, los desafíos contemporáneos y la incidencia de la transformación tecnológica, concluyendo con una síntesis operativa orientada a la práctica profesional cotidiana.
La fe pública constituye el núcleo epistemológico del notariado latino al que pertenece Costa Rica. Se trata de una potestad de origen legal mediante la cual el Estado delega en el notario público la capacidad de dar certeza y autenticidad a los hechos que presencia y a las declaraciones que recibe. Esta fe pública se proyecta sobre dos dimensiones: la autenticidad extrínseca, que garantiza que el documento proviene efectivamente del notario autorizante en la fecha y lugar indicados; y la autenticidad intrínseca, que acredita la veracidad de los hechos narrados o de las manifestaciones recibidas en cuanto a su ocurrencia material ante el fedatario.
El acta notarial es, en esencia, el instrumento público en el que la fe pública se vuelca sobre hechos. Frente a la escritura, que documenta negocios jurídicos con efectos sustantivos que las partes declaran querer, el acta se ocupa de fijar la realidad tal como aparece ante los sentidos del notario. Esta distinción, aparentemente simple, encierra consecuencias dogmáticas profundas. En la escritura, el notario autentica el consentimiento y configura jurídicamente el negocio bajo los moldes del derecho civil o comercial. En el acta, el notario opera como un observador cualificado cuya percepción queda investida de fe pública, sin que deba pronunciarse sobre la calificación jurídica de lo observado.
El insigne notarialista español Rafael Núñez Lagos, cuya obra ejerció una notable influencia en la doctrina costarricense, sostuvo que la diferencia entre acta y escritura radica en el objeto: la escritura documenta un negocio, el acta un hecho.
A partir de esta distinción, se construyen dos regímenes diferenciados en cuanto a estructura, otorgantes, firmas, eficacia y alcance probatorio. Mientras la escritura exige consentimiento, capacidad jurídica y cumplimiento de requisitos sustantivos del negocio, el acta solo requiere que el notario pueda efectivamente percibir el hecho y documentarlo con la fidelidad que la función fedataria impone.
Dentro del género de las actas, la doctrina ha propuesto diversas clasificaciones. Una tipología tradicional, recogida en buena medida por el Código Notarial costarricense, distingue entre actas de notoriedad, actas de notificación, actas de presencia, actas de protocolización, actas de referencia, actas de depósito y actas de requerimiento. Cada subtipo presenta peculiaridades en cuanto a su estructura y a los requisitos formales exigidos. No obstante, todas comparten la nota común de ser narrativas, no dispositivas.
Un concepto clave para entender el alcance de las actas es el de fehaciencia. La fehaciencia se refiere a la eficacia probatoria privilegiada que el ordenamiento reconoce a los documentos autorizados por notario público. El artículo 369 del Código Civil costarricense, Ley número 30 del 19 de abril de 1885 y sus reformas, así como las normas del Código Procesal Civil, Ley número 9342, disponen que los documentos públicos hacen plena prueba de su otorgamiento, fecha y contenido frente a las partes y frente a terceros. Esta eficacia probatoria se extiende al acta notarial en cuanto a los hechos percibidos directamente por el notario, aunque admite matices respecto de manifestaciones de terceros que el fedatario se limita a recoger.
Otra categoría conceptual de relevancia es la distinción entre fe pública originaria y fe pública derivada. La fe pública originaria se predica de aquellos hechos que el notario percibe por sí mismo, mediante sus sentidos, en el acto mismo de documentación. La fe pública derivada, en cambio, se refiere a la reproducción o traslado de hechos que constan en otros documentos o registros, como ocurre típicamente en la protocolización de documentos privados o en la inserción de piezas documentales en el protocolo. En las actas realizadas en la notaría, ambos tipos de fe pública concurren con frecuencia.
La evolución del acta notarial costarricense hunde sus raíces en el derecho castellano medieval transmitido a través del derecho indiano. En la época colonial, el escribano público actuaba como documentador no solo de contratos, sino también de sucesos, informaciones y notificaciones, cumpliendo funciones que hoy identificaríamos con las actas notariales. Los protocolos coloniales, conservados en el Archivo Nacional de Costa Rica, contienen abundantes ejemplos de diligencias e informaciones ad perpetuam rei memoriam, antecedente directo de las actas de notoriedad contemporáneas.
Con la independencia y la codificación decimonónica, el derecho notarial costarricense inició un proceso de autonomización. El primer Código Civil de 1841, el de 1888 y la Ley de Notariado del mismo año sentaron las bases de un notariado de corte latino, con funciones fedatarias amplias. Sin embargo, durante casi todo el siglo XX, la regulación del acta notarial fue fragmentaria. La legislación vigente antes de 1998 no distinguía con nitidez entre acta y escritura, de modo que muchos notarios empleaban el formato de escritura para documentar hechos, generando confusiones dogmáticas y controversias procesales sobre el valor probatorio de los instrumentos.
El punto de inflexión llegó con la promulgación del Código Notarial en 1998. Este cuerpo normativo, producto de un prolongado proceso de discusión doctrinal y legislativa, sistematizó la función notarial y consagró un régimen diferenciado para las actas. Los artículos 101 a 112 reglaron, por primera vez de manera orgánica, los requisitos, tipos y efectos de las actas notariales. La reforma tuvo el mérito de alinear el derecho costarricense con las tendencias modernas del notariado latino, inspirándose en experiencias comparadas como la española, la argentina, la mexicana y la peruana.
En las décadas posteriores a 1998, la práctica ha decantado diversas modalidades de actas cuyo desarrollo es en buena medida fruto de la jurisprudencia, de las directrices de la Dirección Nacional de Notariado y de la doctrina elaborada por autores nacionales. El Poder Judicial, por su parte, ha refinado el tratamiento procesal de las actas notariales como medios de prueba, aceptandolas cada vez con mayor amplitud en procesos civiles, comerciales, laborales y de familia. La Sala Primera y las salas de casación han establecido, por vía de precedentes, criterios sobre la eficacia, impugnación y nulidad de las actas, contribuyendo a consolidar un acervo dogmático propio.
La historia reciente del acta notarial está marcada también por la creciente demanda social de certeza jurídica ante situaciones extracontractuales. La expansión del mercado inmobiliario, el auge de la litigiosidad comercial y la sofisticación de las relaciones empresariales han llevado a que el acta se convierta en un instrumento cotidiano para preservar evidencia.
El Código Notarial dedica su Título Segundo, Capítulo Tercero, al régimen general de los instrumentos públicos, y su Capítulo Quinto, a la regulación específica de las actas. Los artículos 101 a 112 constituyen el corazón del régimen aplicable, y merecen un análisis detenido en cuanto a su contenido y a su articulación con otros preceptos del mismo cuerpo normativo y de leyes conexas.
El artículo 101 define el acta notarial como aquel instrumento público en que el notario, a requerimiento de parte, documenta hechos, actos o situaciones que presencia o percibe por sus sentidos, así como manifestaciones que recibe, sin que tengan por objeto constituir, modificar o extinguir derechos en los términos propios de la escritura pública. El precepto delimita con claridad el ámbito material del acta y lo separa conceptualmente del instrumento dispositivo.
Código Notarial, artículo 101: el acta se levanta a requerimiento del interesado, lo que excluye actuaciones de oficio salvo en los supuestos específicos previstos por la ley.
El artículo 102, siguiendo la tradición de clasificación tipológica, enumera las principales clases de actas reconocidas en el ordenamiento costarricense. Entre ellas destacan las actas de notoriedad, dirigidas a la declaración fehaciente de hechos notorios que pueden producir efectos jurídicos; las actas de notificación, por las cuales el notario comunica formalmente a un tercero la existencia de un hecho o acto; las actas de presencia, en las que el fedatario documenta lo que observa; las actas de protocolización, mediante las cuales documentos privados o resoluciones se incorporan al protocolo para dotarles de fecha cierta; las actas de referencia, que recogen manifestaciones de terceros; y las actas de requerimiento, en las que se intima a un sujeto para que realice o se abstenga de realizar determinada conducta.
El artículo 103 regula los requisitos formales del acta. Exige la identificación precisa del notario autorizante, de los requirentes y, en su caso, de los terceros intervinientes; la expresión de lugar, fecha y hora; la narración circunstanciada y objetiva de los hechos; la firma de los comparecientes y del notario; y la inclusión de las advertencias legales que correspondan según la naturaleza del acto. A diferencia de la escritura, en la cual las partes deben manifestar consentimiento sobre el negocio, en el acta la participación de los comparecientes puede limitarse al requerimiento al notario, sin que firmen necesariamente todos los intervinientes cuando se trate de actas en las que figuren terceros reticentes.
El artículo 104 dispone reglas específicas para las actas de notificación. El notario debe indicar el objeto de la notificación, la identidad del notificado, el lugar y modo en que se practica la diligencia, así como las manifestaciones del notificado, si las hubiera. Si el notificado se niega a recibir la comunicación o a identificarse, el notario debe consignar tales circunstancias, lo que no resta eficacia al acto. Este artículo es de particular relevancia en la práctica, puesto que numerosas relaciones contractuales exigen notificaciones fehacientes como condición para el ejercicio de derechos, la interpelación para constituir en mora o la prevención judicial y extrajudicial.
El artículo 105 se ocupa de las actas de notoriedad, cuya finalidad es declarar, con base en pruebas aportadas por el requirente, la existencia de hechos notorios o de situaciones jurídicas evidentes. El notario no decide, no juzga ni resuelve controversias, sino que constata la notoriedad a partir de elementos de convicción que se le presentan. Son típicas las actas de notoriedad para acreditar la condición de único heredero, la posesión prolongada de un inmueble, la titularidad de un nombre comercial o la condición de representante de una comunidad.
Los artículos 106 a 108 regulan las actas de protocolización. Estas actas tienen por objeto dotar de fecha cierta y de conservación perdurable a documentos privados, resoluciones administrativas, actas de asamblea, informes técnicos, planos o cualquier otro documento cuya integración al protocolo el requirente desee. La protocolización no implica, en principio, un pronunciamiento notarial sobre el fondo del documento protocolizado, sino únicamente su incorporación al protocolo con fe pública sobre la fecha de dicha incorporación y sobre la integridad material del documento tal como se presenta.
El artículo 109 contempla las actas de presencia. El notario concurre al lugar donde se desarrolla un hecho y lo documenta conforme lo percibe. Cuando esta actuación se verifica en la notaría misma, la documentación se simplifica porque los comparecientes acuden al despacho y el notario describe lo que se desarrolla ante su vista. Son frecuentes las actas de presencia para la apertura de sobres, el recuento de documentos, la entrega material de bienes, el sorteo de premios o la constatación de pagos en efectivo.
El artículo 110 se refiere a las actas de requerimiento. Mediante ellas, el notario transmite al destinatario una intimación para que cumpla una obligación, cese una conducta, ejecute una prestación o se abstenga de realizar un acto. La eficacia del requerimiento no depende de la decisión del requerido, pero sí se consigna en el acta la respuesta que, en su caso, este ofrezca. El requerimiento notarial es una herramienta útil para la interpelación pre-procesal y para documentar la actuación diligente del requirente frente a un eventual juicio.
Los artículos 111 y 112 cierran el régimen, con disposiciones sobre conservación, reproducción, certificación y oposición de tercero. El notario está obligado a conservar las actas en su protocolo, numerarlas correlativamente, expedir testimonios y certificaciones, y permitir el acceso a los interesados conforme a las reglas generales del derecho notarial. La expedición de testimonios sigue los principios generales: debe corresponder fielmente al original, contener las notas de protocolo y ser firmada y sellada por el notario autorizante.
El Código Notarial debe leerse en conexión con otras normas. El Código Civil, ya citado, consagra el valor probatorio de los documentos públicos. El Código Procesal Civil, Ley número 9342 del 3 de febrero de 2016, desarrolla la prueba documental y la fuerza ejecutiva de ciertos instrumentos públicos. La Ley Orgánica del Poder Judicial, Ley número 7333 del 5 de mayo de 1993, establece la estructura jurisdiccional en la que las actas pueden ser aportadas como prueba y define la competencia de los tribunales para conocer de controversias sobre su eficacia. Los lineamientos de la Dirección Nacional de Notariado complementan el marco con directrices de buena práctica profesional.
Los tribunales costarricenses han desarrollado una jurisprudencia abundante sobre el valor, alcance e impugnación de las actas notariales. La Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia ha reiterado, en numerosos pronunciamientos, que el acta notarial goza de fe pública respecto de los hechos percibidos directamente por el notario, pero no respecto de la veracidad intrínseca de las manifestaciones que los comparecientes viertan en ella. Esta distinción es crucial. Si el notario declara haber presenciado la entrega de una cantidad de dinero, tal entrega se tiene por cierta salvo que se demuestre la falsedad del acta por las vías procesales adecuadas. En cambio, si un compareciente manifiesta en el acta que una persona ausente le debe una suma, esa manifestación no queda investida de fe pública, sino que se trata de una declaración de parte que deberá probarse por otros medios si llega a litigarse.
La Sala Constitucional, en su labor de protección de derechos fundamentales, ha subrayado el carácter de función pública que tiene la actuación notarial y ha reconocido que los testimonios y certificaciones emitidos por notario son documentos públicos cuya eficacia goza de la protección constitucional inherente a la seguridad jurídica. También ha afirmado la necesidad de respetar las garantías procesales cuando se pretende impugnar un acta, de modo que no cabe desconocer su eficacia por vías sumarias o sin audiencia al notario autorizante.
En el ámbito civil, los Tribunales de Segunda Instancia han admitido con amplitud la prueba documental consistente en actas notariales, especialmente en materia de propiedad, posesión, responsabilidad contractual y relaciones familiares. Se ha aceptado, por ejemplo, que el acta de notificación de un desahucio extrajudicial constituye prueba suficiente para acreditar el cumplimiento del requisito de preaviso previsto en la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos. Se ha reconocido también que el acta de notoriedad sobre la condición de única heredera o único heredero puede ser valorada como elemento probatorio en procesos sucesorios, aunque no sustituye la declaratoria judicial ni la adjudicación.
En materia comercial, las actas de protocolización de actas de asamblea de sociedades anónimas constituyen práctica consolidada. La jurisprudencia ha establecido que la protocolización no convalida los vicios internos de la asamblea, pero sí otorga fecha cierta y eficacia probatoria sobre el contenido del acta societaria. La Sala Primera ha insistido en que el notario, al protocolizar, no valida la legalidad de los acuerdos, sino que documenta fielmente su contenido.
La Sala Segunda, en materia laboral, ha valorado positivamente las actas notariales empleadas para documentar la entrega de liquidaciones, la comunicación de despidos o la constatación de abandonos de labores. Ha reiterado, no obstante, que el acta no puede suplir las garantías procesales laborales ni los derechos irrenunciables del trabajador, por lo que su eficacia queda subordinada al cumplimiento sustantivo del derecho material.
En el terreno penal, las actas notariales se han utilizado con frecuencia como prueba preconstituida para respaldar denuncias por incumplimiento contractual, defraudación o usurpación. La Sala Tercera ha sostenido que el acta notarial es un elemento probatorio más, sujeto a valoración conforme a las reglas de la sana crítica, sin que su carácter público conlleve una presunción absoluta de veracidad sobre la comisión del ilícito.
Un capítulo singular lo ofrecen los conflictos sobre autenticidad e integridad de las actas. El Código Penal tipifica la falsedad ideológica y material de documentos públicos, y los tribunales han sancionado casos en que se adulteraron actas notariales o se hicieron constar hechos falsos. En esos supuestos, la responsabilidad del notario autorizante puede ser disciplinaria, civil y penal. La Dirección Nacional de Notariado ha abierto procedimientos administrativos por infracciones graves a los deberes notariales cuando se detecta que un notario consignó en un acta hechos que no presenció o alteró la narración de lo ocurrido.
El uso del acta notarial en Costa Rica ha experimentado un crecimiento notable en las últimas dos décadas. La práctica profesional revela una demanda creciente por actas realizadas en la notaría, especialmente para actos que no requieren el traslado del fedatario. Entre los supuestos más frecuentes, destacan las actas de notoriedad, las actas de notificación cuando el notificado acude voluntariamente al despacho, las actas de protocolización de documentos y acuerdos societarios, y las actas de presencia para eventos controlados.
Las actas de notoriedad se solicitan con regularidad para acreditar hechos de relevancia jurídica que, aun siendo notorios, requieren de un documento que los fije formalmente. Ejemplos paradigmáticos incluyen la acreditación de la condición de único heredero, la existencia de un contrato verbal con cumplimiento continuado, la posesión de hecho sobre inmuebles, la identidad de personas con dos o más nombres o la existencia de concubinatos o uniones de hecho con efectos patrimoniales. La función del notario en estos casos consiste en evaluar los elementos de convicción que se le presentan y dejar constancia fehaciente de su conclusión sobre la notoriedad del hecho.
En materia de notificaciones, las actas que se practican en la notaría son especialmente útiles cuando el destinatario accede a acudir al despacho para recibir la comunicación. Si bien es más habitual que el notario se desplace al domicilio del notificado, también ocurre que las partes, por razones de seguridad o conveniencia, prefieran realizar la notificación en el despacho del notario. En esos casos, el acta se levanta describiendo las circunstancias de la convocatoria, la identidad del notificado, el contenido de la notificación y las manifestaciones que éste formule, con firma de los intervinientes.
Las actas de protocolización abarcan un amplio espectro de supuestos. Los más comunes son la protocolización de actas de asamblea de sociedades anónimas, de sociedades de responsabilidad limitada, de asociaciones, fundaciones y cooperativas; la protocolización de planos topográficos, peritazgos y dictámenes técnicos; la protocolización de documentos extranjeros previamente legalizados o apostillados; la protocolización de contratos privados para dotarlos de fecha cierta; y la protocolización de resoluciones administrativas o judiciales cuando corresponda. Cada una de estas protocolizaciones tiene matices formales que el notario debe dominar para asegurar la eficacia del acto.
Las actas de presencia en la notaría suelen emplearse para eventos que requieren un testigo cualificado. Es frecuente, por ejemplo, que se levante acta de la apertura de sobres cerrados en concursos, rifas, licitaciones privadas o procesos de selección de ofertas. También se solicita acta de presencia para el recuento de billetes y valores, para la exhibición de documentos inéditos, para la constatación de un pago que se realiza ante el notario o para el inventario de bienes muebles que se depositan o se entregan en el despacho. En todos estos casos, la función del notario se limita a describir con objetividad y detalle lo que observa.
Más allá de estas modalidades clásicas, el acta notarial ha ido expandiendo su ámbito conforme se diversifican las necesidades sociales. Actas de declaración de voluntades anticipadas en materia sanitaria, actas de constitución de uniones de hecho, actas de declaración jurada para trámites administrativos, actas de depósito de llaves o documentos, actas de constatación de hechos ocurridos en medios digitales o actas de entrega de objetos son prácticas cada vez más frecuentes en los despachos notariales.
El impacto económico del acta notarial es significativo. El arancel notarial, regulado por decreto ejecutivo y sujeto a revisión periódica, fija los honorarios mínimos aplicables a cada tipo de acta, con tarifas diferenciadas según se trate de actas simples, con protocolización, de notoriedad u otras. La Ley del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica, así como el Código de Deberes Jurídicos, Morales y Éticos del Profesional en Derecho, exigen al notario respetar los mínimos arancelarios so pena de responsabilidad disciplinaria. En la práctica cotidiana, el costo de un acta realizada en la notaría es sensiblemente inferior al de un acta que exige traslado del notario, lo que incide directamente en la elección que hacen los usuarios.
El impacto institucional se advierte en la mayor formalización de la vida jurídica costarricense. La preconstitución de prueba mediante actas notariales reduce la litigiosidad y agiliza los procesos judiciales cuando, a pesar de todo, el conflicto estalla. Los jueces encuentran en las actas un elemento probatorio sólido que permite reconstruir los hechos con mayor certeza. Las empresas, los profesionales y los particulares han aprendido a utilizar las actas como un mecanismo eficaz para documentar situaciones que podrían generar disputas futuras.
El acta notarial es una institución propia del notariado latino, que también ha permeado al notariado de tipo mixto y a ciertos sistemas híbridos. Un repaso por distintos ordenamientos ilustra las convergencias y divergencias con el modelo costarricense.
En España, el Reglamento Notarial y la Ley del Notariado regulan las actas con un nivel de detalle comparable al del Código Notarial costarricense. La tipología española incluye actas de presencia, de referencia, de notoriedad, de protesto, de depósito, de remisión de documentos por correo y de notificación y requerimiento, entre otras. La doctrina y la jurisprudencia españolas han desarrollado un corpus dogmático que influencia directamente a los notariados iberoamericanos. La figura del acta de notoriedad española ha sido particularmente influyente en Costa Rica, especialmente en materia sucesoria.
En Argentina, la Ley del Notariado y los códigos provinciales —pues el notariado es competencia local— regulan las actas con matices variables, aunque con estructura similar. Destacan las actas de comprobación de hechos, de notificación, de entrega, de constatación en Internet y de constitución de situaciones de hecho. La jurisprudencia argentina ha sido pionera en admitir actas para constatar publicaciones en redes sociales, sitios web y mensajería electrónica, línea que gradualmente se ha ido incorporando a otras latitudes.
México, con un notariado descentralizado por estados, presenta variaciones significativas. El Código Civil Federal, los códigos civiles estatales y las leyes de notariado de cada entidad regulan las actas notariales con distintos matices. Sin embargo, la función básica es la misma: documentar hechos, notificar, protocolizar y constatar. En algunos estados mexicanos, como la Ciudad de México o Jalisco, se ha desarrollado la figura del acta fuera de protocolo para supuestos de baja complejidad, modalidad que no ha tenido desarrollo equivalente en Costa Rica.
Perú, con su Ley del Notariado, regula las actas con especial énfasis en las de protocolización de actas de asamblea y en las de autorización de viaje de menores. La institución peruana del acta de transferencia vehicular, con fuerza probatoria reforzada, ofrece un modelo interesante que podría inspirar desarrollos en Costa Rica.
En el ámbito europeo continental, Francia, Italia, Alemania y Portugal, con sus respectivas tradiciones, regulan las actas notariales dentro de sus códigos notariales o equivalentes. Francia, cuna del notariado latino moderno, regula las actes notariés con una regulación exhaustiva. Italia, a través del Consejo Nacional del Notariado, ha impulsado el acta informática para documentar hechos digitales, establecíendose como referencia comparada en la materia.
En el mundo anglosajón, el notary public tiene funciones mucho más restringidas. Generalmente, el notario angloamericano se limita a autenticar firmas, administrar juramentos y, ocasionalmente, practicar notificaciones. No existe una figura directamente equivalente al acta notarial latina. Esta diferencia explica por qué los documentos emitidos por un notary public estadounidense o británico requieren, para producir efectos en Costa Rica, procesos de legalización o apostilla, así como ocasionales protocolizaciones ante notario costarricense que les dote del alcance probatorio propio del instrumento público nacional.
La figura del acta notarial enfrenta en Costa Rica diversos desafíos que merecen consideración. Un primer reto tiene que ver con la formación continua de los notarios. El dominio técnico de los distintos tipos de actas exige estudio y práctica, y no siempre los profesionales que ejercen el notariado reciben la capacitación adecuada sobre estas modalidades menos conocidas que la escritura pública tradicional. Los colegios profesionales, las universidades y la Dirección Nacional de Notariado tienen un papel fundamental en ofrecer programas formativos que actualicen los conocimientos y fomenten la correcta utilización de la figura.
Un segundo desafío se relaciona con la actualización normativa. El Código Notarial de 1998, aunque moderno en su momento, requiere revisiones puntuales para adaptarse a las nuevas realidades tecnológicas, comerciales y sociales. La incorporación de actas electrónicas, la regulación de la videoconferencia notarial, el tratamiento de las firmas digitales avanzadas y la cooperación internacional en materia de actas son temas pendientes que podrían abordarse en futuras reformas legislativas.
Un tercer desafío tiene que ver con la percepción pública de la figura. Muchos usuarios desconocen la utilidad de las actas notariales y recurren a ellas solo cuando un abogado o un notario se las recomienda. Se requiere un esfuerzo pedagógico sostenido para difundir las ventajas del acta como instrumento de preconstitución de prueba, de notificación fehaciente y de constatación de hechos relevantes.
Un cuarto reto lo constituye la tensión entre la formalidad rigurosa del acta y la necesidad de agilidad en la vida contemporánea. Los usuarios buscan instrumentos jurídicos rápidos, comprensibles y de costo asumible. El notariado debe responder a esa demanda sin sacrificar la calidad técnica ni las garantías formales. Para ello, se requiere modernización administrativa, digitalización de procesos, simplificación de formularios y racionalización de los aranceles.
Un quinto desafío se refiere a la supervisión y control disciplinario. La Dirección Nacional de Notariado ha fortalecido su capacidad fiscalizadora en los últimos años, pero persisten casos de actas mal levantadas, de falsedades y de abusos. El régimen disciplinario debe funcionar con eficacia para preservar la confianza en el notariado y en el valor de las actas como documento público.
En cuanto a las perspectivas, el acta notarial tiene ante sí un horizonte prometedor. El crecimiento económico, la sofisticación de las relaciones jurídicas, la judicialización creciente y la demanda de seguridad jurídica seguirán alimentando el uso de las actas. Las oportunidades incluyen la expansión hacia nuevos ámbitos, como la constatación de hechos en el ámbito digital, la documentación de derechos reputacionales, la protección de la propiedad intelectual o la notificación en contextos internacionales.
La consolidación del arbitraje y de los métodos alternativos de resolución de conflictos también abre un nuevo espacio para las actas notariales. El laudo arbitral, las transacciones pre-arbitrales, las mediaciones y las conciliaciones pueden beneficiarse de actas que documenten actos procesales específicos, entregas de documentación, notificaciones o protocolizaciones de acuerdos. Otra perspectiva relevante es la de la cooperación notarial internacional. Con el aumento de las operaciones transfronterizas, las actas notariales costarricenses son cada vez más utilizadas en contextos extranjeros, y viceversa.
La tecnología está transformando radicalmente la función notarial y, con ella, el régimen de las actas. El primer frente de transformación es la digitalización del protocolo. Tradicionalmente, el protocolo notarial se ha conservado en soporte papel, con tomos encuadernados, hojas de seguridad y sellos. La tendencia comparada apunta hacia protocolos electrónicos, con documentos firmados digitalmente, almacenamiento en servidores seguros y mecanismos de verificación criptográfica. Costa Rica ha dado pasos incipientes en esta dirección, con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley número 8454 del 30 de agosto de 2005, que sienta las bases legales para el reconocimiento de la firma digital y de los documentos electrónicos.
Un segundo frente es el de las actas telemáticas. Se trata de actas en las que alguno o todos los intervinientes comparecen por videoconferencia o a través de plataformas digitales. La experiencia internacional muestra que la videoconferencia notarial, bajo estrictos protocolos de identificación y seguridad, puede ofrecer un canal válido para ciertos tipos de actas, particularmente las de notificación, requerimiento y manifestación. En Costa Rica, esta modalidad aún no cuenta con regulación específica suficiente, pero la práctica ya exige pronunciamientos normativos claros.
Un tercer frente es el de las actas de constatación en medios digitales. Ante la proliferación de publicaciones ofensivas, estafas en línea, suplantaciones de identidad, fraudes informáticos y disputas en redes sociales, la demanda de actas que documenten el contenido de sitios web, redes sociales, mensajerías y correos electrónicos se ha disparado. El notario, en estos casos, accede al contenido digital desde su oficina, lo captura con herramientas técnicas apropiadas y levanta acta describiendo lo que observa, consignando direcciones, fechas, horas y demás metadatos. La validez probatoria de estas actas ha sido admitida por los tribunales, siempre que se cumplan los requisitos generales del acta notarial y se empleen técnicas que preserven la integridad de la captura.
Un cuarto frente es el del uso de la inteligencia artificial. Herramientas de análisis documental, reconocimiento óptico de caracteres, verificación de identidad mediante biometría y asistentes conversacionales basados en inteligencia artificial pueden integrarse al flujo de trabajo notarial para mejorar la eficiencia, la seguridad y la calidad del servicio. Desde luego, la inteligencia artificial no sustituye la función fedataria, que por su naturaleza exige un ser humano cualificado; pero sí puede asistirle en tareas de verificación, redacción preliminar, cotejo documental y gestión administrativa.
Un quinto frente se refiere a la seguridad cibernética. Los despachos notariales manejan información altamente sensible —identificaciones, datos patrimoniales, disposiciones testamentarias, secretos comerciales— y son, por tanto, blancos potenciales de ataques informáticos. La adopción de buenas prácticas en materia de ciberseguridad, cifrado de comunicaciones, copias de seguridad y gestión de accesos es ya una obligación profesional ineludible.
Un sexto frente es el de los registros distribuidos y las tecnologías blockchain. Algunas jurisdicciones exploran el uso de registros distribuidos para asegurar la integridad temporal de documentos, incluidas las actas notariales. En Costa Rica, la aplicación de estas tecnologías es incipiente, pero cabe esperar desarrollos en los próximos años que permitan complementar el protocolo físico con estampas de tiempo criptográficamente robustas.
Un séptimo frente es el de la accesibilidad. Las plataformas digitales pueden facilitar el acceso a los servicios notariales para personas con discapacidad, personas que residen en zonas alejadas o comunidades rurales de difícil acceso. Los traductores automáticos, las interfaces adaptables y los dispositivos de apoyo permiten ampliar el alcance del notariado, promoviendo la inclusión y la igualdad.
La escritura documenta un negocio jurídico en el que las partes manifiestan consentimiento para crear, modificar o extinguir derechos. El acta, en cambio, narra hechos, situaciones o manifestaciones que el notario percibe o presencia. La escritura es dispositiva; el acta es narrativa. Ambos son instrumentos públicos y gozan de fe pública, pero difieren en su estructura, finalidad y efectos jurídicos.
El Código Notarial, en sus artículos 101 a 112, reconoce actas de notoriedad, actas de notificación, actas de presencia, actas de protocolización, actas de referencia, actas de depósito y actas de requerimiento. Cada una tiene requisitos formales y finalidades propias que el notario debe dominar para su correcta utilización.
Conviene cuando los hechos que deben documentarse pueden desarrollarse en la notaría, cuando los intervinientes acceden a acudir al despacho, cuando no se requiere el desplazamiento del notario al lugar de los hechos y cuando se desea reducir el costo de los honorarios. Típicamente, las protocolizaciones, las notificaciones voluntarias, las declaraciones y las aperturas de sobres se realizan en la notaría.
Los hechos percibidos directamente por el notario gozan de fe pública y hacen plena prueba salvo que se declare la falsedad del instrumento por los procedimientos legales pertinentes. Las manifestaciones de terceros incorporadas al acta no tienen fe pública sobre su veracidad intrínseca, pero sí sobre el hecho de haber sido formuladas ante el notario en las circunstancias descritas.
Sí. Puede impugnarse por defectos formales que la invaliden, por falsedad material o ideológica, o por vicios en la actuación del notario. La impugnación se canaliza por vía judicial, con audiencia del notario autorizante y respeto de las garantías procesales.
Cualquier persona, física o jurídica, con capacidad jurídica puede requerir el levantamiento de un acta cuando tenga interés legítimo en documentar un hecho, realizar una notificación, protocolizar un documento o constatar una situación. El notario evalúa la solicitud y puede abstenerse si considera que la diligencia es contraria al ordenamiento.
El costo depende del tipo de acta, del arancel vigente fijado por decreto ejecutivo y de la complejidad del acto. Generalmente, las actas realizadas en la notaría son más económicas que las que requieren desplazamiento del fedatario. El notario debe informar al requirente del costo antes de iniciar la diligencia.
No lo sustituye, pero puede reducir la litigiosidad al preconstituir prueba fehaciente y documentar actuaciones que, de otro modo, podrían ser disputadas. En muchas situaciones, un acta notarial oportuna evita el inicio de un proceso judicial o, cuando este se instaura, facilita al juzgador la reconstrucción de los hechos.
Las actas que carecen de efectos registrales, como las que son objeto de esta exposición, no requieren inscripción. Se conservan en el protocolo del notario autorizante, quien expide testimonios a los interesados. Solo ciertas actas con efectos sustantivos pueden requerir inscripción registral, materia que excede el ámbito del presente análisis.
Si bien existe un marco general para la firma digital y los documentos electrónicos, la regulación específica del acta notarial electrónica está en desarrollo. La práctica muestra avances en la constatación notarial de hechos digitales desde la oficina del notario, pero la comparecencia telemática plena requiere una normativa más detallada que probablemente se consolide en los próximos años.
El estudio del régimen de las actas notariales en notaría Costa Rica revela una institución jurídica madura, versátil y esencial para la seguridad jurídica del país. El Código Notarial de 1998 sentó las bases de un régimen diferenciado del de la escritura pública, con una tipología detallada que abarca actas de notoriedad, de notificación, de presencia, de protocolización, de referencia y de requerimiento. La jurisprudencia nacional, por su parte, ha consolidado una interpretación favorable al empleo del acta como instrumento probatorio fiable, con los debidos matices sobre su alcance y límites.
Las actas realizadas en la notaría, foco de este trabajo, constituyen la modalidad más frecuente y económica para el usuario. No requieren traslado del fedatario, se ajustan a la logística del despacho y facilitan la gestión profesional del tiempo. Su utilidad abarca desde la protocolización de acuerdos societarios hasta la notificación de requerimientos contractuales, pasando por la acreditación de hechos notorios, la constatación de eventos concretos y la declaración fehaciente de situaciones jurídicamente relevantes.
La comparación con otros ordenamientos pone de manifiesto que el modelo costarricense se alinea con las mejores prácticas del notariado latino. Existen, no obstante, oportunidades de mejora en materia de actas electrónicas, cooperación internacional, modernización arancelaria y capacitación profesional continua.
Los desafíos contemporáneos son numerosos. La formación de los notarios, la actualización normativa, la pedagogía pública, la modernización tecnológica, la simplificación procesal y el control disciplinario son ejes en los que se juega buena parte del futuro de la institución. La tecnología, en particular, ofrece oportunidades y riesgos que deben abordarse con visión estratégica. Las actas de constatación de hechos digitales, los protocolos telemáticos, la firma digital avanzada y la inteligencia artificial aplicada a la función notarial son frentes abiertos que demandan respuestas regulatorias y profesionales.
Desde una perspectiva práctica, las actas notariales en la notaría constituyen una herramienta de primer orden para la preconstitución de prueba, la formalización de relaciones jurídicas no contractuales y la preservación de derechos. Su correcta utilización exige conocimiento técnico, rigor profesional y sensibilidad por las particularidades del caso concreto. El notario, como profesional del derecho al servicio de la fe pública, debe ofrecer a sus clientes el asesoramiento adecuado para elegir, entre las distintas modalidades de acta, aquella que mejor se adapte a la situación planteada.
El futuro de las actas notariales en la notaría en Costa Rica es promisorio. El crecimiento económico, la sofisticación jurídica, la judicialización creciente y la demanda de seguridad jurídica garantizan una demanda sostenida. Los colegios profesionales, la Dirección Nacional de Notariado, las universidades y los despachos profesionales tienen la responsabilidad conjunta de preservar y enriquecer esta institución, asegurando que siga cumpliendo su misión fundamental: dar certeza y permanencia a los hechos relevantes para el derecho y para la vida social.
Se recomienda al usuario que requiera el levantamiento de un acta notarial acudir con tiempo suficiente a un notario de confianza, aportar los elementos de convicción pertinentes, comunicar con claridad el fin que persigue y aceptar el asesoramiento profesional sobre la modalidad más adecuada. El notario, por su parte, debe recibir la solicitud con diligencia, estudiar el caso con profundidad, redactar el acta con precisión narrativa y cumplir escrupulosamente los requisitos legales. La calidad del acta, desde el primer hasta el último párrafo, depende de la pericia técnica del profesional y de su compromiso con la excelencia.
En última instancia, las actas notariales en la notaría en Costa Rica son testimonio de una tradición jurídica sólida y una práctica profesional comprometida con la seguridad jurídica. Su desarrollo y perfeccionamiento constituyen una tarea permanente del gremio notarial y del ordenamiento jurídico costarricense, en beneficio de la sociedad en su conjunto.
¡Cuando está en juego lo que más importa,
solo la perfección es aceptable!
Porque la verdadera justicia requiere excelencia, dedicamos nuestro tiempo a quienes entienden que
un servicio jurídico excepcional es una inversión, no un gasto.
